Saavutettavuusvaatimukset koskevat myös asiakirjatiedostoja, kun ne julkaistaan verkkosivuilla. Lainsäädännössä puhutaan toimisto-ohjelmien tiedostomuodoista. Tässä osiossa annetaan käytännön ohjeita ja vinkkejä siitä, miten eri tekstinkäsittely- ja esitysohjelmilla (esimerkiksi LibreOffice Writerilla tai Microsoft PowerPointilla) voidaan tehdä saavutettavia asiakirjatiedostoja.
Laki ei koske esimerkiksi sähköpostin liitteenä lähetettäviä tiedostoja, mutta on toki hyvä käytäntö tehdä kaikista asiakirjatiedostoista mahdollisimman saavutettavia, etenkin jos ei tiedä, hyödyntääkö vastaanottaja saavutettavuusominaisuuksia vai ei.
Vanhoja tiedostoja ei tarvitse välttämättä tehdä saavutettaviksi
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta koskee kaikkia 23.9.2018 ja sen jälkeen julkaistuja asiakirjatiedostoja. Jos verkkosivuilla on tätä aikaisemmin julkaistuja tiedostoja, niitä ei tarvitse tehdä saavutettaviksi ellei käyttäjä tarvitse tiedostoa henkilön etujen, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.
Onko asiakirjatiedosto varmasti tarpeen?
Huomaa, että www-sivut ovat yleensä saavutettavampia ja niitä on helpompi käyttää mobiililaitteilla kuin esimerkiksi pdf-tiedostoja. Olisi hyvä, että asiakirjatiedoston julkaisemiselle on perusteltu syy, esimerkiksi se, että asiakirja halutaan tarjota ladattavassa muodossa ja sen tietty asettelu on olennaista. Jos vanhoja asiakirjatietostoja on tarpeen muuttaa saavutettavaan muotoon, kannattaa pohtia, voisiko tiedon antaa www-sivuna.
Microsoft Office -ohjelmista on verkkokurssi
Voit perehtyä Word- ja PowerPoint-tiedostojen ja niistä muunnettujen pdf-tiedostojen saavutettavuuteen myös Eoppivassa olevan verkkokoulutuksen avulla. Koulutus on kaikille avoin ja sisältää myös ohjevideoita: eOppivan Saavutettavat asiakirjat verkossa -koulutus.
Tätä sivua on päivitetty viimeksi 22.3.2024.