Excel

Microsoftin taulukkolaskentaohjelma Excelillä voi tuottaa saavutettavia asiakirjoja, kunhan muistaa tietyt toimintatavat ja asetukset. Samoin kuin muiden verkossa julkaistavien tiedostojen kohdalla, kannattaa Excelillä tuotettujen työkirjojen kohdallakin pohtia, missä muodossa tieto on järkevintä julkaista: Excel-taulukkona, pdf:nä vai kenties verkkosivuna.

Selkeä ulkoasu tukee sisältöjä

Kuten muidenkin dokumenttien kohdalla, myös Excel-tiedostoissa ja niistä tehdyissä pdf-tiedostoissa kannattaa kiinnittää huomiota riittävän selkeään ulkoasuun ja rakenteeseen.

Excelin oletusasetuksella fonttikoko on varsin pieni ja rivit kapeat. Jos vain mahdollista, kannattaa taulukoista tehdä helpommin hahmotettavia ja luettavia käyttämällä:

• selkeää kirjasinta
• vähintään fonttikokoa 12
• riittävää sarakkeiden ja rivien väljyyttä.

Koska apuvälineet lukevat taulukkoa aina järjestyksessä, ensimmäisessä eli solussa 1A pitäisi olla aina sisältöä, jotta tiedostoa ei tulkittaisi tyhjäksi.

Vältä ylileveitä taulukoita

Taulukkomuodossa oleva tieto on usein helpompi hahmottaa, jos taulukossa on enemmän rivejä kuin sarakkeita. Etenkin pitkäksi venyvät sarakkeet vaativat sivuttaissuuntaista vierittämistä, mikä on pystysuuntaista hankalampaa hahmottaa. Myös mobiililaitteiden pieniltä näytöiltä on vaikea tarkastella leveitä taulukoita.

Yleinen taulukkomuotoisen tiedon esittämiseen liittyvä ongelma on myös se, että taulukot paisuvat helposti kovin laajoiksi. Etenkin, jos taulukossa on tarpeen käyttää väliotsikoita, voi tieto olla järkevämpää jäsennellä useaan pienempään taulukkoon.

Jotkut asettelut ovat pulmallisia

Tiedon asettelun taulukon soluihin tulisi olla yksinkertaista, jotta taulukko olisi mahdollisimman saavutettava. Vältä jaettuja, yhdistettyjä ja sisäkkäisiä soluja (split and merged cells), sillä nämä ovat paitsi vaikeita hahmottaa myös ruudunlukijoille pulmallisia. Pahimmassa tapauksessa ruudunlukija jää jumiin tällaiseen tietosoluun tai käyttäytyy muuten odottamattomasti. Poikkeuksellisesti taulukon otsikkosolun, yleensä solun 1A, voi yhdistää, koska se ei yleensä sisällä muuta tietoa.

Tietoalueelle ei myöskään tulisi jättää tyhjiä soluja, rivejä tai sarakkeita. Jos kyseiseen soluun ei kuulu mitään arvoa, kannattaa tiedon puuttuminenkin merkitä (tilanteesta riippuen esimerkiksi nollalla tai viivalla). Jos samalla työkirjan välilehdellä on useita taulukoita, voi niiden väliin jättää yhden tyhjän rivin.

Myös solujen ja tietoalueiden suojaaminen tai piilottaminen tekee niiden käyttämisestä apuvälineillä hankalaa tai jopa mahdotonta, joten tätä tulisi välttää.

Nimeä ja otsikoi

Excel-työkirjoille on annettava otsikko ja kuvaava tiedostonimi. Excel-asiakirja koostuu usein monista taulukoista tai välilehdistä: myös kukin taulukko pitää otsikoida eikä työkirjaan pidä jättää tyhjiä taulukoita tai välilehtiä.

Tiedostolle kannattaa antaa sellainen nimi, että tiedoston itselleen ladannut käyttäjä ymmärtää nimestä, mitä ladattu asiakirja sisältää. Asiakirjan otsikko eli title voi olla sama kuin tiedostonimi. Kullekin taulukolle tai tietoalueelle olisi hyvä merkitä otsikkorivi. Lisäksi jokainen työkirjan välilehti tulee muistaa nimetä.

Excel-työkirjalle voi antaa otsikon seuraavasti:

1. Siirry Tiedosto-välilehdelle.
2. Etsi oikeasta sivupalkista kohta Ominaisuudet.
3. Vie hiiren kursori kohtaan Otsikko.
4. Anna työkirjallesi otsikko. Voit asiakirjalle myös muita ominaisuuksia kuten tunnisteita.
5. Otsikkoa ei tarvitse tallentaa, vaan se tallentuu automaattisesti.

Graafit ja alt-tekstit

Myös Excelissä pitää kuville ja kuvaajille antaa vaihtoehtoinen teksti.

Jos käytät Excelissä laatimaasi kaaviota toisessa dokumentissa, ja kaavion sisältö käy ilmi tekstistä, voi vaihtoehtoinen teksti olla suppeampi. Jos kaavion tiedot ilmenevät vain kaaviosta, selosta sen sisältö kuvauksessa. Jos kyseessä on kuvituskuva, merkitse kuva koristeelliseksi.

Suositeltu vaihtoehtoinen kuvaus on 1-2 lausetta. Kovin monimutkaista kaaviota ei yleensä pysty selostamaan lyhyesti, jolloin apuvälinekäyttäjän voi olla helpompi tarkastella lähteenä toiminutta taulukkoa, ja vaihtoehtoisessa kuvauksessa voi vain selostaa lyhyesti kaavion havainnollistaman trendin.

Vaihtoehtoinen kuvaus annetaan Office 365 ja 2019 -ohjelmissa seuraavasti:

1. Vie hiiren kursori kaavion reuna-alueelle.
2. Paina hiiren kakkospainiketta ja valitse aukeavasta valikosta kohta Muokkaa vaihtoehtokuvausta…
3. Kirjoita tekstilaatikkoon kuvaus. Jos kuva on vain kuvituskuva, valitse Merkitse koristeelliseksi.

Vanhemmissa ohjelmistoversioissa kuten Office 2016 ja 2013 vaihtoehtoinen teksti annetaan näin:

1. Vie hiiren kursori kaavion reuna-alueelle.
2. Paina hiiren kakkospainiketta ja valitse aukeavasta valikosta kohta Muokkaa kuvaa.
3. Mene kolmanteen kohtaan ja valitse alin eli Vaihtoehtoinen kuvaus.
4. Kirjoita laatikkoon kuvaus. Vanhemmissa ohjelmistoversioissa ei ole mahdollista valita kuvan merkitsemistä koristeelliseksi.

Huomioi värit ja kontrastit

Excel-taulukoissa on yleistä käyttää värejä erottamaan erilaisia tietoja toisistaan. Väriä voi käyttää tehosteena ja se usein helpottaakin silmäilyä. Väri ei kuitenkaan saisi olla ainoa keino, jolla tietoa välitetään, joten pidä huoli, että sama asia tulee ilmaistua myös muutoin, esimerkiksi sanallisesti tai erilaisilla pintakuvioinneilla.

Värejä valitessa kannattaa huomioida, että MS Officen tarjoamat valmiit värityylit eivät välttämättä täytä WCAG:n kontrastivaatimuksia. Riittävät kontrastit on varmistettava erikseen, jos haluaa käyttää monia värejä. Hyvä keino on tarkastaa, miltä työkirja näyttäisi kokonaan mustavalkoisena esimerkiksi tulostuksen mustavalkoista esikatselua käyttämällä.

Tehdessäsi kuvaajia tai kaavioita muista myös kontrastivaatimukset. Tekstin lisäksi myös ei-tekstimuotoista sisältöä (kuten juuri kuvaajia, kaavioita tai graafisia käyttöliittymäelementtejä) koskee riittävän kontrastin vaatimus. Kahden vierekkäisen värin kontrastisuhteen pitää olla vähintään 3:1. Monivärisissä kaavioissa on elementit selkeintä kehystää mustalla ja valkoisella, jolloin kontrastista tulee selkeämpi ja riittävän kontrastin laskemisesta helpompaa.

Lisää tietoa kontrasteista on tämän sivuston osiossa Värit ja kontrastit.

Muista tarkistaa asiakirjasi saavutettavuus

Excel-ohjelmassa on toiminto, jonka avulla dokumentin saavutettavuuden voi tarkistaa. Toiminnon nimi on Tarkista helppokäyttöisyys. Se löytää paljon saavutettavuusvirheitä ja ongelmia, mutta ei kuitenkaan kaikkia, joten myös omaa arviota ja manuaalista tarkistusta tarvitaan!

Tarkista helppokäyttöisyys -toiminto löytyy Tarkista-valikosta tai Tiedosto-valikosta. Helppokäyttöisyyden tarkistuksen voi tehdä vain sellaisille tiedostoille, joiden tiedostomuoto on .xlsx. Tarkistus toimii näin:

1. Avaa Tiedosto-välilehti. Tiedot-kohdassa on Tarkista ongelmien varalta -painike. 
2. Avaa painikkeesta valikko ja valitse keskeltä Tarkista helppokäyttöisyys.
3. Tämän jälkeen näytön laitaan ilmestyy ikkuna Helppokäyttöisyyden tarkistus. Tarkistuksen tuloksissa näkyvät mahdolliset virheet ja varoitukset. 
4. Saat lisätietoja tuloksista, kun painat tuloslistassa elementin nimeä. Excel osoittaa esityksessä virheelliseen kohtaan ja kertoo myös miksi korjaus kannattaa tehdä sekä antaa korjausohjeet. Ohjelma antaa myös varoituksia ja vinkkejä. Korjaa ainakin kaikki suoranaiset virheet.
5. Huomaa, että tarkistus ei löydä kaikkia virheitä eikä tarkista laatua! Tarkistus esimerkiksi tutkii, onko kuvalla vaihtoehtoinen teksti, mutta ei arvioi sitä, kuinka hyvä vaihtoehtoinen teksti on. Ihmisen tekemä tarkistus on siis myös tarpeen.

Kun olet ajanut helppokäyttöisyyden tarkistuksen ja korjannut siinä esiin tulleet virheet, tarkista itse vielä seuraavat asiat:

• Jos käytit kuvia tai värejä, onhan niissä riittävät kontrastit.
• Onko työkirjan asettelu selkeä ja riittävän väljä?
• Onhan kaikille taulukoilla annettu nimi?
• Onko tiedoston ominaisuuksissa annettu otsikko?
• Onko tiedostolle annettu hyvä tiedostonimi, joka kuvaa tiedoston sisällön henkilölle, joka lataa sen?

Excelistä saavutettava PDF

Kun olet tehnyt työkirjasi edellä annettujen ohjeiden mukaisesti ja tarkistanut sen helppokäyttöisyyden, voit muuntaa sen saavutettavaksi pdf-tiedostoksi. 

Office-ohjelmissa on monia tapoja tuottaa asiakirjasta pdf-tiedosto. Tämä tapa on suositeltava versioissa 2016 ja sitä tuoreemmat:

1. Tee pdf-tiedosto Vie-toiminnon-toiminnon avulla.
2. Avaa Tiedosto-välilehti.
3. Valitse Vie > Luo PDF- tai XPS-tiedosto.
4. Ennen julkaisemista avaa Asetukset-valikko.
5. Valitse tallennuksen asetuksissa kohta Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten. Tämä valinta tuo tekemäsi saavutettavuutta tukevat ominaisuudet mukaan pdf-tiedostoon. 
6. Sen jälkeen voit julkaista pdf:n.

Älä käytä Tulosta pdf -toimintoa. Lopputuloksena ei ole saavutettava pdf. Jos tiedät, että asiakirjaa on vielä tarpeen muokata Adoben ohjelmissa, älä myöskään valitse PDF/A-yhteensopiva.