Saavutettava webinaari – kokemuksia ja neuvoja järjestäjille

Artikkelin on kirjoittanut Celiassa keväällä 2021 viestintäharjoittelijana työskennellyt Essi Salovaara.
Ruutukaappaus Ymmärrän-seminaarin lähetyksestä. Etualalla juontaja Sofia, taustalla iso näyttö, jossa Selkeästi meille -hankkeen jäseniä videopuhelussa. Oikeassa yläkulmassa ruutu, jossa viittomakielen tulkki.

Tapahtumien ja seminaarien siirtyminen verkkoon erilaisiksi webinaareiksi ja etätapahtumiksi lisää itsessään saavutettavuutta ja samalla mahdollisuuksia tavoittaa suurempia yleisöjä. Ihmiset, joille voi olla hankala päästä esteellisiin tiloihin, voivat nauttia verkkoseminaareista kotoaan käsin. Myös erilaisia apuvälineitä on helppo yhdistää verkossa toteutettavaan webinaariin ja sen seuraamisesta tulee parhaimmillaan vaivaton kokemus.

Kuinka sitten tapahtuman järjestäjä voi toimillaan varmistaa webinaarin saavutettavuuden? Tässä joitakin kokemuksia, jotka nousivat erityisesti Celian Ymmärrän-seminaaria järjestettäessä. Seminaarin teemana oli tänä vuonna ”Rima korkeammalle!”, ja teema heijastui myös järjestäjätiimiin: pyrimme itsekin hyppäämään tapahtuman toteutuksessa korkeamman saavutettavuusriman yli.

Lisää neuvoja saavutettavan webinaarin järjestämiseen löydät aiemmasta blogikirjoituksesta.

Webinaarialusta

Webinaarin alustaa ja tuottajaa valitessa on hyvä varmistaa, että saavutettavuusasiat ovat heille tuttuja. Webinaarialustan tarjoamat mahdollisuudet eri elementtien yhdistämiseen ruudulle ovat olennainen osa osallistujan käyttökokemusta. Ruudulla voi näkyä samaan aikaan esimerkiksi esiintyjä, diashow, viittomakielen tulkki ja tekstitys.

Näin monen elementin hallinta ja selkeä asettelu on tärkeää, jotta tietoa ei jää saamatta ja seuraaminen on mahdollisimman vaivatonta. Tätä varten on hyvä pohtia, voisiko esimerkiksi webinaarin esiintyjiä ohjeistaa yhtenäisellä diaesitysten muotoilulla, jotta eri elementit saadaan johdonmukaisesti aseteltua oikeisiin paikkoihin, eikä tulkkausruutu esimerkiksi asetu päällekkäin diaesityksen kanssa.

Pidä käyttäjän näkökulma mielessäsi eri vaihtoehtoja pohtiessasi ja testatessasi. Onko alustan käyttäminen helppoa, ovatko ikonit ja väritykset saavutettavia, miten alusta toimii apuvälineitä käyttäville?

Tulkkaus

Todella saavutettavaan webinaariin on tärkeää lisätä tulkkaukset. Vaikka alla juokseva tekstitys tai viittomat saattavat hieman häiritä joitain näkeviä katsojia, on hyvä muistaa, että osalle osallistujista tulkkaus on ainut tapa seurata webinaaria. Jos tekniikka mahdollistaa, on kuitenkin hyvä saada katsojalle itselleen mahdollisuus laittaa tulkkaustoiminnot esille tai piiloon oman tarpeen mukaan.

Viittomakielinen tulkkaus ja kirjoitustulkkaus voidaan asetella webinaarialustaan esityksen vierelle. Palvelun hankinta on hyvä aloittaa tulkkauspalvelujen kilpailutuksella. Tässä vaiheessa on jo hyvä pohtia, mitä toiveita tulkeille on ja millainen tapahtuma on luonteeltaan: toivotaanko esimerkiksi tulkkien saapuvan paikan päälle vai osallistuvan etäyhteyksin, ja miten mahdollisiin ongelmiin varaudutaan.

On myös hyvä huomioida, että kirjoitustulkkaus on yleensä käytössä vain suorassa lähetyksessä, ja myöhemmin julkaistavaan tallenteeseen on syytä hankkia vielä erikseen tekstitys. Jälkikäteistä tekstitystä voi tiedustella myös tulkkauspalvelujen yhteydessä.

Sopivan palveluntarjoajan löydyttyä tulkkeja voi auttaa valmistautumaan nopeatempoiseen seminaaripäivään tarjoamalla heille kaikki mahdollinen aineisto, jota webinaarista on saatavilla: ainakin aikataulu, esitysten diat sekä juontajan juontokäsikirjoitus.

Esitykset

Webinaarin esiintyjille on hyvä tarjota myös vaihtoehtona live-esiintymisen sijaan etukäteen kuvatulla videolla puhumista. Tämä voi olla mieluisa vaihtoehto sekä esiintymistä jännittäville että maantieteellisesti etäällä oleville puhujille. Vaihtoehto mahdollistaa näin laajemman kattauksen puhujia, kun striimauspaikalla läsnäolo ei ole vaatimuksena. Etuna on myös se, että näin videon pystyy tekstittämään laadukkaasti etukäteen. Etukäteen kuvatun videoesityksen jälkeen voi pitää kommentti- ja kysymystuokion, joka tuo vuorovaikutusta esitykseen.

Ohjelmassa voi hyvin yhdistellä sekä suoraa lähetystä että etukäteen kuvattuja videoita. Suorassa lähetyksessä kirjoitustulkkaus on tärkeä saavutettavuustekijä. Esiintyjiä on kuitenkin hyvä valmistaa tähän ja tulkin työn helpottamiseksi ohjeistaa pitämään puhenopeus maltillisena: suoraan puheesta tekstiksi tulkkaaminen on melkoinen ponnistus kokeneellekin tulkille.

Saavutettavuutta lisää myös esitysmateriaalien, kuten diaesitysten, jakaminen sekä etukäteen että seminaarin jälkeen. Esimerkiksi avustavaa teknologiaa käyttävät ihmiset voivat tutustua niihin etukäteen sekä esityksen aikana. Etenkin, jos puhuja ei ehdi tai hoksaa käydä kaikkia diojaan läpi ääneen, on ne hyvä antaa tutkittavaksi kaikille. Esityksiä jakaessa on tietysti tärkeää tarkistaa tiedostojen saavutettavuus – ohjeita saavutettaviin asiakirjoihin löytyy esimerkiksi näiltä sivuilta.

Saavutettava viestintä

Selkeä viestintä on yksi osa saavutettavan webinaarin toteuttamista. Se myös hyödyttää konkreettisesti kaikkia seuraajia, kun tieto ja ohjeistukset tarjotaan ymmärrettävästi ja yksinkertaisessa muodossa ilman kapulakielisyyttä tai monimutkaisia, vaikeasti seurattavia ohjeita. Viestinnän selkeys helpottaa niin webinaariin valmistautumista, sen seuraamista kuin keskusteluun osallistumista.

Ennen webinaaria on tärkeää kertoa tarjolla olevista tulkkausmahdollisuuksista ja webinaarialustan toiminnasta. Kysymysten ja keskustelun varalle on hyvä tarjota erilaisia kanavia, esimerkiksi webinaarialustan lisäksi kysymyksiä voidaan ottaa vastaan vaikkapa Twitterissä tapahtuman hashtagilla tai sähköpostitse. Tämä voi helpottaa erityisesti, jos webinaarialusta ei ole täysin saavutettava.

Webinaarissa ymmärrettävästi tulee erilaisia taukoja, kun esiintyjät vaihtuvat ja tekniikkaa säädetään kohdilleen. Näihin taukoihin on hyvä miettiä selkeä viestintä katsojille, jotta hämmennystä ei synny siitä, mitä on meneillään. Lyhyt hetkinen-dia tai tauon päättymisen ajankohdan kertova teksti ohjeistaa seuraajia odottamaan malttavaisesti, kunnes esitys on valmis jatkumaan.

Webinaarin jälkeen

Striimattu webinaari on hyvä jakaa myös jälkikäteen katsottavaksi tallenteena. Kaikki eivät välttämättä pääse samana ajankohtana webinaarin äärelle, ja livekatsojillekin voi herätä tarve palata myöhemmin sisältöjen äärelle. Tallenteen saavutettavuudessa avainasemassa ovat tekstitykset, jotka ovat hyödylliset kaikille käyttäjille. Tekstityksen voi tilata palveluntarjoajalta tai lisätä tallenteeseen itse erilaisten tekstitysohjelmien avulla.

Palautteen kerääminen antaa järjestäjille tärkeää tietoa webinaarikokemuksesta: mikä onnistui, missä taas on kehitettävää. Palautetta kannattaakin sisällön ja ohjelman lisäksi kerätä teknisestä toteutuksesta ja saavutettavuuden tasosta. Uusia saavutettavuustoimintoja ensi kertaa käytettäessä on erityisen tärkeää tietää, kuinka käyttökokemus on onnistunut: onko saavutettavuustavoitteissa onnistuttu ja käyttökokemus ollut hyvä kaikille osallistujille?

Palautetta on hyvä antaa myös tulkeille, esiintyjille ja webinaarin tekniselle toteuttajalle: näin kaikki voivat oppia saamastaan palautteesta. Seuraava  webinaari on taas pienen askeleen aiempaa edellä saavutettavuudessa!

Viimeisimmät kirjoitukset

Nuori musta mies istuu penkillä kuulokkeet korvillaan ja pieni ruskea koira sylissään. Taustalla katumaisema.

Yleinen | 20.05.2021

Hyvää kansainvälistä saavutettavuuspäivää!

Ruutukaappaus Ymmärrän-seminaarin lähetyksestä. Etualalla juontaja Sofia, taustalla iso näyttö, jossa Selkeästi meille -hankkeen jäseniä videopuhelussa. Oikeassa yläkulmassa ruutu, jossa viittomakielen tulkki.

Yleinen | 05.05.2021

Saavutettava webinaari – kokemuksia ja neuvoja järjestäjille

Joulukuusi Helsingin Senaatintorilla lumisena jouluna.

Yleinen | 01.12.2020

24 vinkkiä saavutettavuuteen