Saavutettavat asiakirjat

Tässä osiossa on käytännön ohjeita siitä, miten asiakirjat, jotka julkaistaan verkkosivuilla Word-, Excel-, PowerPoint- tai pdf-tiedostoina, voi tuottaa saavutettavasti.

Voit myös perehtyä Word-, PowerPoint-, Excel- ja pdf-tiedostojen saavutettavuuteen eOppivassa olevan verkkokoulutuksen avulla. eOppivan koulutus on kaikille avoin ja koulutus sisältää myös ohjevideoita.

Siirry eOppivan Saavutettavat asiakirjat verkossa -koulutukseen

Saavutettavuusdirektiivi koskee myös tiedostoja

Saavutettavuusdirektiivin vaatimukset edellyttävät, että ns. toimisto-ohjelmistojen tiedostomuotoissa julkaistut aineistot ovat saavutettavia. Käytännössä siis verkkosivuilla ja digitaalisissa palveluissa julkaistut pdf-, Word- ja PowerPoint-tiedostot tai niitä vastaavat avoimen lähdekoodin tiedostot pitää toimittaa saavutettavuusohjeiden mukaan.

Tiedostojen saavutettavuusvaatimusten siirtymäaika

Saavutettavuusvaatimukset eivät koske verkkosivustoilla olevia tiedostoja takautuvasti eli ennen 23.9.2018 julkaistuja toimisto-ohjelmistojen tiedostoja ei tarvitse muokata saavutettaviksi. Kuitenkin jos tiedostot sisältävät sellaista tietoa, jota käyttäjä tarvitsee henkilön etujen, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, tällaiset tiedostot on tarvittaessa annettava saavutettavassa muodossa.

Lakia digitaalisten palvelujen tarjoamisesta sovelletaan digitaalisissa palveluissa oleviin toimisto-ohjelmien tiedostomuotoihin, jotka on julkaistu 23.9.2018 jälkeen. Tällaisten tiedostojen pitää olla saavutettavia viimeistään siinä vaiheessa, kun koko verkkopalvelun on oltava saavutettava. Eli jos verkkopalvelun on oltava saavutettava viimeistään 23.9.2020, kaikkien 23.9.2018 jälkeen verkkopalvelussa julkaistujen toimisto-ohjelmien tiedostojen pitää myös olla saavutettavia tuolloin.

Ohjelmistoversiot

Microsoft Officen toimisto-ohjelmista on käytössä monia eriaikaisia versioita eri organisaatioissa. Vanhimmat käytössä olevat versiot ovat yleensä Office 2010, ja tuorein versio on Office 2019. Jatkuvasti päivittyvä, pilvipohjainen Office 365 on myös varsin suosittu.

Versioiden välillä on eroja siinä, millaisia ominaisuuksia ne tarjoavat ja millaiset ratkaisut ovat mahdollisia. Yritämme saavutettavasti.fi-sivustolla päivittää tietoja sitä mukaa, kun ohjelmiin tulee uusia ominaisuuksia, mutta ohjeet eivät välttämättä ole kaikilta osin uusimpien versioiden mukaisia.

Suurin osa havainnollistavista kuvakaappauksista on joko Office 2016 tai Office 365 -ohjelmista. Jos jokin asetus on eri versioissa kovin erilainen, pyrimme ottamaan sen ohjeissa huomioon.