Saavutettavuusvaatimukset koskevat myös asiakirjatiedostoja, kun ne julkaistaan verkkosivuilla. Tässä osiossa annetaan käytännön ohjeita ja vinkkejä saavutettavista Word-, Excel-, PowerPoint- tai pdf-tiedostoista.
Voit myös perehtyä Word-, PowerPoint-, Excel- ja pdf-tiedostojen saavutettavuuteen eOppivassa olevan verkkokoulutuksen avulla. eOppivan koulutus on kaikille avoin ja koulutus sisältää myös ohjevideoita: eOppivan Saavutettavat asiakirjat verkossa -koulutus.
Saavutettavuusdirektiivi koskee myös tiedostoja
Saavutettavuusdirektiivin vaatimukset edellyttävät, että ns. toimisto-ohjelmistojen tiedostomuodoissa julkaistut aineistot ovat saavutettavia. Käytännössä siis verkkosivuilla ja digitaalisissa palveluissa julkaistut pdf-, Word- ja PowerPoint-tiedostot tai niitä vastaavat avoimen lähdekoodin tiedostot pitää toimittaa saavutettavuusohjeiden mukaan.
Vanhoja tiedostoja ei tarvitse välttämättä tehdä saavutettaviksi
Lakia digitaalisten palvelujen tarjoamisesta sovelletaan digitaalisissa palveluissa sellaisiin toimisto-ohjelmien tiedostoihin, jotka on verkkopalvelussa julkaistu 23.9.2018 jälkeen. Vanhempia tiedostoja ei tarvitse tehdä saavutettaviksi, mutta on toki hyvä muuntaa käytetyimmät tiedostot saavuttaviksi. Kuitenkin jos jokin vanha tiedosto, esimerkiksi vuonna 2017 tehty pdf-tiedosto, viedään verkkopalveluun ja julkaistaan siis verkossa ensimmäistä kertaa, se pitäisi tehdä saavutettavaksi ennen julkaisua.
Laki edellyttää myös että, jos tiedostot sisältävät sellaista tietoa, jota käyttäjä tarvitsee henkilön etujen, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, ennen 23.9.2018 julkaistut tiedostot on tarvittaessa annettava saavutettavassa muodossa.
Ohjelmistoversiot
Microsoft Officen toimisto-ohjelmista on käytössä monia eriaikaisia versioita eri organisaatioissa. Vanhimmat käytössä olevat versiot ovat yleensä Office 2010, ja tuorein versio on Office 2019. Jatkuvasti päivittyvä, pilvipohjainen Office 365 on myös varsin suosittu.
Versioiden välillä on eroja siinä, millaisia ominaisuuksia ne tarjoavat ja millaiset ratkaisut ovat mahdollisia. Yritämme tällä saavutettavasti.fi-sivustolla päivittää tietoja sitä mukaa, kun ohjelmiin tulee uusia ominaisuuksia, mutta ohjeet eivät välttämättä ole kaikilta osin uusimpien versioiden mukaisia.
Suurin osa havainnollistavista kuvakaappauksista on joko Office 2016 tai Office 365 -ohjelmista. Jos jokin asetus on eri versioissa kovin erilainen, pyrimme ottamaan sen ohjeissa huomioon.