Tämän osion ohjeet on annettu LibreOfficen suomenkieliseen versioon 7.6.4. LibreOfficesta on tarjolla myös versio 24. Uudemmassa versiossa saattaa olla pieniä muutoksia.
Osion sisältö:
- Käytä tyylejä
- Tee asiakirjalle selkeä rakenne ja kirjoita ymmärrettävästi
- Näin merkitset asiakirjan rakenteet
- Nimeä linkit kuvaavasti
- Anna kuville tekstivastine
- Varmista riittävä kontrasti tekstin ja taustan välillä
- Merkitse asiakirjassa käytetyt kielet
- Viimeistele asiakirjan ominaisuudet
- Anna tiedostolle hyvä kuvaava nimi
- Tarkista lopuksi asiakirjan saavutettavuus
- Muunna saavutettavaksi pdf-tiedostoksi
Käytä tyylejä
Asiakirja jakautuu erilaisiin osiin, jotka helpottavat ymmärtämistä ja lukemista. Yleensä eri osille määritetään oma ulkonäkö. On tärkeää, että ulkonäkö tehdään Writer-asiakirjassa tyylien avulla. Vain tyylien avulla tuotetuissa asiakirjoissa tieto asiakirjan rakenteesta välittyy lukijalle, joka käyttää apuvälineitä, esimerkiksi ruudunlukuohjelmaa. Apuväline välittää tyylin avulla tiedon esimerkiksi otsikosta ja mahdollistaa asiakirjassa liikkumisen rakenteiden välillä.
Valitse tyyli näin:
- Siirrä kursori sen tekstikappaleen kohdalle, jolle haluat määrittää tyylin, esimerkiksi otsikon kohdalle.
- Valitse Writerin työkaluriviltä Kappaletyyli-valikosta sopiva tyyli, esimerkiksi Otsikko 2. Klikkaa tyylin kohdalla ja muutos päivittyy tekstissä.
Tyylien käyttäminen asiakirjassa on myös tehokasta, sillä tyylin asetuksia muuttamalla voi muokata kaikki samalla tyylillä merkityt rakenneosat yhdellä kertaa.
Tyylien ulkoasua voit muokata seuraavasti:
- Avaa Tyylit-valikko ja valitse toiminto Muokkaa tyyliä…
- Avautuvassa Kappaletyyli-ikkunassa voit määrittää eri välilehdillä tyylin ulkonäköä. Muokattavan tyylin nimen näet ikkunan yläosassa, esimerkiksi Kappaletyyli: Oletuskappaletyyli tai Kappaletyyli: Otsikko 2.
- Fontti-välilehdellä voit valita fontin ja sen koon. Sisennykset ja välit -välilehdellä voit määrittää rivivälin suuruuden sekä kuinka paljon väliä on ennen ja jälkeen kappaleen.
- Hyväksy muutokset painamalla lopuksi OK.
- Huomaa, että tyylin ulkoasu voi vaikuttaa siihen, miten kirjoitat asiakirjaa. Jos otsikon jälkeen ei ole riittävää välistystä, voi kirjoittaessa helposti lisätä otsikon jälkeen uuden kappaleenvaihdon. Saavutettavuuden kannalta parempi tapa on määrittää otsikon jälkeen riittävä tila, jolloin otsikon lopussa on kappaleenvaihtomerkki ja leipäteksti alkaa heti otsikon jälkeen ilman ylimääräisiä kappaleenvaihtoja.
Tee asiakirjalle selkeä rakenne ja kirjoita ymmärrettävästi
Selkeä ja looginen rakenne on olennainen asiakirjan ymmärtämisen kannalta. Päätä, miten jaat tekstisi osiin ja millaiset otsikot annat osille. Väliotsikot helpottavat tekstin silmäilyä.
Käytä kuvaavia otsikoita. Kuvaavat otsikot ovat sellaisia, että pelkästään otsikot lukemalla dokumentin sisällöstä saa kokonaiskäsityksen. Lauseotsikot helpottavat ymmärtämistä, joten käytä niitä, kun se on mahdollista. Vertaa esimerkiksi otsikoita Näin merkitset asiakirjan rakenteet ja Asiakirjan rakenteet.
Selkeän rakenteen lisäksi tärkeää on kielen ymmärrettävyys. Jokainen lukija hyötyy siitä, että asiakirjan kieli on helppotajuista ja nopeasti ymmärrettävissä. Aivan oleellista se on niille henkilöille, joilla on vaikeuksia kielen ymmärtämisen kanssa. Selkeä yleiskieli auttaa henkilöitä, joilla on lukivaikeus tai oppimisvaikeus, muistisairaus tai heikko suomen kielen taito.
Vältä monimutkaisia lauserakenteita ja hankalia termejä. Jos käytät vieraita termejä, selosta ne. Jos on mahdollista, pyydä jotakuta muuta henkilöä lukemaan tekstisi ennen kuin julkaiset sen tai lue itse oma tekstisi ääneen. Ääneen lukeminen paljastaa hankalat lauserakenteet.
Selkeästä kielestä ja selkokielestä on lisää tietoa osiossa Selkeä kieli.
Näin merkitset asiakirjan rakenteet
Käytä sopivia otsikkotasoja
Merkitse kaikki otsikot tyylien avulla ja loogisessa järjestyksessä. Asiakirjassa pitäisi olla vähintään yksi ylimmän tason otsikko (jäsennystaso 1). Valitse asiakirjan pääotsikon tyyliksi Otsikko 1 ja väliotsikoiden tyyliksi Otsikko 2. Jos väliotsikoiden alla on alemman tason otsikoita, käytä niissä tyyliä Otsikko 3. Tarvittaessa voit käyttää alempiakin otsikkotasoja (4-6).
LibreOffice Writerin valmiit tyylit Pääotsikko ja Alaotsikko on tarkoitettu mahdolliseen kansilehden otsikoiden muotoiluun. Huomaa, että asiakirjojen kohdalla otsikkotason 1 otsikoita voi useita, etenkin jos kyseessä on pitkä asiakirja. Tässä kohdin asiakirja eroaa verkkosivuista, joissa suositellaan käytettävän vain yhtä h1-otsikkoa yhdellä sivulla. Pitkässä asiakirjassa voi esimerkiksi lukujen otsikoissa käyttää otsikkotasoa 1 ja lukujen ensimmäisen tason väliotsikoissa otsikkotasoa 2 jne.
Tarkista otsikkorakenne
Voit tarkistaa koko asiakirjan otsikkorakenteen Rakenneselaimen avulla: Avaa Näytä-valikko ja valitse Rakenneselain. Vasempaan laitaan tulee näkyviin Rakenneselain, jossa näkyy otsikkorakenne. Avaa otsikot +-painikkeesta.
Voit muuttaa Rakenneselaimessa otsikoiden jäsennystasoja nuolipainikkeiden Korota / Alenna jäsennystaso avulla.
Valitse sopiva luettelo
Luetteloiden avulla on hyvä kuvata erilaisia vaiheita tai antaa ohjeita. Käytä luetteloiden merkitsemiseen Writerin luettelotyylejä. Jos luettelon kohdilla ei ole selkeää järjestystä, käytä järjestämätöntä luettelotyyliä. Valitse luettelomerkki siten, että se on helppo havaita. Esimerkiksi musta pallo on hyvä valinta.
Jos käytät järjestettyä luetteloa, käytä mieluiten arabialaisia numeroita: 1, 2, 3, jne. tai kirjaimia A, B, C, jne. Roomalaiset numerot I, II, III, jne. ovat hankalia sen vuoksi, että ruudunlukuohjelmat voivat lukea ne kirjaimina ”ii”, ”ii-ii” ja ”ii-ii-ii”.
- Kirjoita luettelokohdat ja erota ne toisistaan kappaleenvaihdolla (enter).
- Valitse luettelokohdat maalaamalla kappaleet. Jätä viimeisen kohdan kappaleenvaihtomerkki valitsematta
- Valitse työkaluriviltä sopiva luettelo, esimerkiksi järjestetty luettelo.
Tee taulukot taulukkotyökalun avulla
Tee taulukot Lisää taulukko -toiminnon avulla. Älä käytä taulukosta tehtyä kuvaa, sillä apuvälineet eivät pysty tulkitsemaan kuvaa.
Kun olet tehnyt taulukon, säädä vielä sen ominaisuudet kuntoon. Jos haluat pitää taulukon yhdellä sivulla, voit estää jakautumisen taulukon ominaisuuksissa. Jos kuitenkin sallit taulukon jakautua useille sivuilla ja palstoille, älä salli rivin jakautua useille sivuille ja sarakkeille. Taulukkoa on helpompi lukea, kun rivi ei jakaudu kahdelle sivulle. Valitse ominaisuuksissa kohta Toista otsikko, mikä varmistaa sen, että otsikkorivi toistuu sivuilla, jos taulukko jakautuu usealle sivulle.
Huolehdi siitä, että taulukko ovat selkeä ja rakenteeltaan yksinkertainen. Jos taulukko on monimutkainen tai siinä on useita otsikkorivejä, saavutettavuuden varmistaminen on vaikeaa.
Älä käytä taulukoita tekstin asetteluun. Jos haluat jakaa tekstisi palstoihin, tee se Muotoilu-valikon Palstat-toiminnon avulla.
Leipätekstin osia voi korostaa lihavoinnin avulla
Merkitse kaikki leipäteksti samalla tyylillä. Jos haluat korostaa jotain osaa tekstistä, käytä mieluummin lihavointia kuin kursivointia. Kursiivia on hankalampi lukea kuin lihavoitua tekstiä. Kursiivia voi käyttää akateemisten tai muiden alojen vakiintuneiden käytäntöjen mukaan, esimerkiksi teosten nimet voi kursivoida. Älä käytä korostamiseen alleviivausta, koska alleviivattu teksti tulkitaan helposti linkiksi.
Jos käytät korostamiseen värejä, muista että värisokeiden henkilöiden voi olla vaikeaa erottaa värejä. Vältä erityisesti punaisen ja vihreän käyttöä yhtä aikaa erojen osoittamiseen. Ota huomioon myös se, että näkövammaiset henkilöt, jotka käyttävät lukemiseen ruudunlukuohjelmaa, eivät välttämättä pysty lainkaan havaitsemaan värejä.
Älä luota siihen, että lukija huomaa vain värin avulla osoitetun korostuksen. Kerro siis tärkeät asiat selkeästi sanallisesti!
Saavutettavuuden kannalta hankalat rakenteet
Writer-asiakirjoissa on joitakin rakenteita, jotka ovat hankalia ruudunlukuohjelmien käyttäjille. Tällaisia rakenteita ovat esimerkiksi ylä- ja alatunnisteet ja kaavaobjektit. Ruudunlukuohjelmat eivät välttämättä ilmoita näistä rakenteista käyttäjille tai eivät pysty välittämään niiden sisältöjä.
Käytä ylä- ja alatunnisteita vain harkiten. Niihin voi sijoittaa sellaista tietoa, joka ei ole tärkeää lukijoille. Ylä- ja alatunnisteisiin voi sijoittaa jokaisella sivulla toistuvia asioita, kuten esimerkiksi organisaation yhteystiedot ja logon. On kuitenkin tärkeää varmistaa se, että organisaation nimi ja yhteystiedot annetaan leipätekstissä jossain kohtaa. Huomaa, että jos viet Writer-tiedoston pdf-muotoon, ylä- ja alatunnisteiden sisältöön ei synny avustavaa teknologiaa varten pdf-koodimerkintöjä, vaikka sisällöt näkyvät pdf-versiossa.
Nimeä linkit kuvaavasti
Jos tekstissäsi linkkejä esimerkiksi www-sivulle, varmista, että linkkiteksti on alleviivattu ja mielellään erivärinen kuin leipäteksti. Writerin oletusmuotoilu linkeille on tummansininen alleviivattu teksti, mikä on turvallinen muotoilu. Lukijat tunnistavat helposti nämä alleviivatut ja siniset tekstit linkeiksi.
Linkkitekstin pitäisi ilmaista hyvin, mihin linkki johtaa. Esimerkiksi numeroita ja kirjaimia sisältävää Youtube-osoitetta on vaikea ymmärtää (https://www.youtube.com/watch?v=kRmsPuch4yo), mutta kuvaavasta linkkitekstistä ymmärtää, mihin linkki johtaa: Opastusvideo: Linkin tarkoitus (AVI Saavutettavuus, Youtube).
Muokkaa hyperlinkin tekstiä seuraavasti:
- Siirrä kursori hyperlinkin päälle ja paina hiiren oikeaa painiketta.
- Valitse Muokkaa hyperlinkkiä…
- Kirjoita kuvaava linkkiteksti kohtaan Teksti.
- Hyväksy muokkaus painamalla OK.
Ruudunlukuohjelmat lukevat näkyvän linkin tekstin, mutta ilmoittavat myös käyttäjälle, että kyseessä on linkki.
Huomaa kuitenkin se, että jos asiakirja on tarkoitettu tulostettavaksi, linkit eivät toimi tulosteessa. Usein kannattaa kirjoittaa url-osoite myös näkyviin. Pitkät ja hankalat osoitteet voi sijoittaa alaviitteeseen, jolloin ne eivät haittaa lukijaa keskellä leipätekstiä.
Jos osoite on hyvin selkeä, sen voi jättää tekstiin sellaisenaankin. Esimerkiksi: ”AVI:n www.saavutettavuusvaatimukset.fi-sivustolla on ohjeita saavutettavuusvaatimusten noudattamisesta.”
Anna kuville tekstivastine
Tekstivastine kertoo kuvasta olennaisen asian tekstinä. Tärkeintä on se, että lukija, joka ei näe kuvaa, saa saman tiedon kuin kuvan näkevä lukija. Tekstivastine voi sijaita näkyvässä leipätekstissä tai kuvalle erikseen annettuna tekstinä, joka välittyy vain ruudunlukuohjelman käyttäjälle. Huomaa, että LibreOffice Writerissa tekstivastineella tarkoitetaan jälkimmäistä tapausta. Microsoft Wordissä tai Google Docsissa samaa asiaa kutsutaan kuvan vaihtoehtoiseksi tekstiksi.
Kun olet lisännyt asiakirjaan kuvan, anna sille tekstivastine.
- Vie kursori kuvan kohdalle ja avaa kuvan ominaisuudet hiiren oikealla painikkeella tai Muotoilu-valikosta kohdasta Kuva > Ominaisuudet.
- Avaa Kuva-ikkunassa välilehti Asetukset ja kirjoita kenttään Tekstivastine korkeintaan muutaman virkkeen pituinen selostus kuvan sisällöstä. Jos kuvan sisältö selostetaan leipätekstissä ja kuva vain visualisoi tekstiä, voit todeta esimerkiksi: ”Diagrammi asiakasmääristä. Määrät annetaan edellä tekstissä.”
- Jos kyseessä on kuva, joka on täysin koristeellinen ja sen voisi jättää pois asiakirjasta, voit valita kohdan Koriste. Tässä tapauksessa älä kirjoita mitään tekstivastinetta.
Kun kirjoitat kuvalle tekstivastineen, mieti mikä tieto jää saamatta, jos kuvaa ei näe. Keskity olennaiseen asiaan, älä turhaan kuvaile värejä tai muotoja. Kuvaa selostavan tekstin on sovittava asiakirjan muuhun tekstiin. Käytä siis tuttuja sanoja ja termejä.
Varmista riittävä kontrasti tekstin ja taustan välillä
Mustan ja valkoisen välinen kontrastisuhde on suurin mahdollinen. Jos käytät tekstissä tai taustassa muita värejä, varmista, että taustan ja tekstin välinen kontrasti on riittävän suuri.
Jos tausta on valkoinen tai vaaleanvärinen, tekstin pitää olla niin tummaa, että siitä saa selvää. Esimerkiksi valkoinen tausta ja keltainen teksti on huono yhdistelmä. Jos käytätkin tummaa pohjaa ja vaaleaa tekstiä, huolehdi myös siitä, että fonttikoko on riittävän suuri, jotta teksti varmasti erottuu. Lisätietoja tekstin ja taustan värikontrastista.
Merkitse asiakirjassa käytetyt kielet
Aseta asiakirjan pääkieli seuraavasti: Työkalut-valikko Kieli > Koko tekstille. Jos pääkieli on suomi ja suomenkielisessä asiakirjassa on esimerkiksi ruotsinkielisiä osuuksia, merkitse niille kieleksi ruotsi. Jos koko kappale on ruotsia, määritä kieli kappaleelle. Voit määrittää kielen mille tahansa valitulle tekstille, esimerkiksi virkkeelle (Kieli > Valinnalle).
Viimeistele asiakirjan ominaisuudet
Kun asiakirjasi sisältö on kunnossa, viimeistele asiakirjasi määrittämällä sen ominaisuudet. Avaa Tiedosto-valikosta kohta Ominaisuudet. Kirjoita Kuvaus-välilehdellä kenttään Otsikko asiakirjaa kuvaava otsikko, esimerkiksi asiakirjan pääotsikko.
Anna tiedostolle hyvä kuvaava nimi
Kun tallennat asiakirjasi, anna sellainen tiedoston nimi, josta saa käsityksen asiakirjan sisällöstä. Käytä asiakirjan pääotsikkoa, jos se ei ole hirveän pitkä. Älä käytä tiedoston nimenä sellaista lyhennettä, jonka vain oman organisaatiosi henkilöstö voi ymmärtää. Esim. nimi ”Celia2024_01.odt” ei kertoisi mitään olennaista tiedoston sisällöstä. Sen sijaan nimi ”Celian_toimintakertomus_2023.odt” ilmaisee, mistä tiedostossa on kyse.
Tarkista lopuksi asiakirjan saavutettavuus
Writerissa on erittäin hyödyllinen työkalu Saavutettavuuden tarkistus. Se löytyy valikosta Työkalut. Kun käynnistät saavutettavuuden tarkistuksen, Writerin oikeaan laitaan tulevat näkyviin tulokset. Virheiden kohdalla on Korjaa-painike, josta pääset korjaamaan virheet. Korjaa virheet ja käy läpi myös tarkistuksen huomautukset, jos niissä on korjattavaa. Huomautuksissa voi esimerkiksi olla tieto siitä, että otsikoiden jäsennystasot eivät ole peräkkäisessä järjestyksessä.
Huomaa, että tarkistus ei löydä kaikkia virheitä eikä tarkista laatua! Tarkistus esimerkiksi tutkii, onko kuvalla vaihtoehtoinen teksti, mutta ei arvioi sitä, kuinka hyvä vaihtoehtoinen teksti on. Ihmisen tekemä laadun tarkistus on siis myös tarpeen.
Muunna saavutettavaksi pdf-tiedostoksi
Kun olet tarkistanut asiakirjasi saavutettavuuden, voit muuntaa sen saavutettavaksi pdf-tiedoksi. Avaa Tiedosto-valikko ja valitse kohta Vie muodossa > Vie PDF-muodossa… Voit valita joko PDF/UA:n (Universaali saavutettavuus) tai Rakennetunnisteellisen PDF:n. Molemmissa vaihtoehdoissa pdf-tiedostoon syntyy kooditunnisteet avustavaa teknologiaa, kuten ruudunlukuohjelmia, varten. PDF/UA noudattaa standardia ISO 14289-1 2014.
Jos valitset PDF/UA:n ohjelma herjaa saavutettavuustarkistuksen löytämistä virheistä ja huomautuksista. Tarkista ennen vientiä, että virheet on korjattu.
Jos asiakirjassa on monimutkaisia taulukoita, kannattaa pdf-tiedoston saavutettavuus vielä varmistaa erikseen PDF-tarkistusohjelmien avulla.
Tätä sivua on päivitetty viimeksi 10.4.2024.