Word

Microsoftin Word-tekstinkäsittelyohjelmalla tuotetaan valtavasti erilaisia tiedostoja. Osa Word-asiakirjoista, raporteista, muistioista, ohjeista ym. laitetaan verkkosivuille ladattaviksi sellaisinaan, mutta moni muunnetaan pdf-muotoon ennen kuin se julkaistaan verkossa. Tällä sivulla annetaan ohjeet siitä, miten Word-asiakirjoista saa saavutettavia.

Kun alkuperäinen Word-tiedosto on saavutettava, siitä on mahdollista muuntaa saavutettava pdf-tiedosto Wordin oman muunnostoiminnon avulla. Huomaa kuitenkin, että jos Word-tiedosto on rakenteeltaan monimutkainen, pdf-tiedoston saavutettavuuden varmistamiseen tarvitaan vielä pdf-editoria, esimerkiksi Adoben Acrobat Pro/DC -ohjelmaa.

Ohjeet saavutettavien Word-asiakirjojen tekemiseen

Voit ladata ohjeen Tee Word-dokumenteista saavutettavia (.docx). Huomaa, että ohje on Word-tiedosto. Tarvitset siis sen avaamiseen Word-ohjelman tai jonkin muun ohjelman, jolla Word-tiedostot voi avata. Ohjeet on tehty Word 2016 -versiolle. Alla olevissa ohjeissa ei ole kaikkia samoja kuvia kuin Word-dokumentissa.

Ohjeet ovat alla tiivistettynä. Linkeistä pääset tarkempiin ohjeisiin.

• Käytä tyylejä
• Tee asiakirjalle selkeä rakenne ja kirjoita ymmärrettävästi
• Näin merkitset asiakirjan rakenteet
• Kirjoita kuville vaihtoehtoinen teksti
• Huolehti selkeästä ulkonäöstä
• Varmista riittävä kontrasti tekstin ja taustan välillä
• Merkitse asiakirjan kieli
• Viimeistele asiakirjan ominaisuudet
• Tarkista lopuksi asiakirjasi
• Anna myös tiedostolle hyvä nimi
• Saavutettavasta Word-tiedostosta saa saavutettavan pdf-tiedoston

Käytä tyylejä

Asiakirja jakautuu erilaisiin osiin, jotka helpottavat ymmärtämistä ja lukemista. Yleensä eri osille annetaan oma ulkonäkö. On ehdottoman tärkeää, että ulkonäkö määritellään Word-asiakirjassa tyylien avulla. Vain tyylien avulla tuotetuista asiakirjoista lukija, joka käyttää apuvälineitä, saa tiedon asiakirjan rakenteesta. Tyylien käyttäminen on myös tehokasta, sillä tyylin asetuksia muuttamalla voi muokata kaikki samalla tyylillä merkityt osat yhdellä kertaa.

Kirjoita asiakirjasi ja merkitse sen rakenteet, otsikot, kappaleet, listat ym., Wordin tyylien avulla. Keskity oikein merkittyyn rakenteeseen. Jos käytössäsi on valmis asiakirjapohja, jonka saavutettavuus on tarkistettu, käytä sitä. Viimeistele asiakirjan ulkoasu vasta lopuksi, kun teksti on valmis.

Tyylien ulkoasua voit muokata seuraavasti:

• Valitse Tyylit-valikosta haluttu tyyli ja paina hiiren kakkospainiketta (eli oikeanpuoleista painiketta).
• Valitse kohta Muokkaa…
• Nyt avautuu Muokkaa tyyliä -ikkuna. Sen vasemmassa alalaidassa on painike Muotoile. Paina sitä.
• Valitse avautuvasta luettelosta fontti, kappale tai muu ominaisuus, jonka ulkoasun haluat määrittää.
• Määritä haluamasi ominaisuudet, esimerkiksi kappaleen jälkeen välistykseksi 12 pt.
• Hyväksy muutokset painamalla lopuksi OK.

Tee asiakirjalle selkeä rakenne ja kirjoita ymmärrettävästi

Selkeä ja looginen rakenne on olennainen asiakirjan ymmärtämisen kannalta. Päätä, miten jaat tekstisi osiin ja miten otsikoit osat. Käytä tarvittaessa alaotsikoita.

Selkeän rakenteen lisäksi tärkeää on kielen ymmärrettävyys. Jokainen lukija hyötyy siitä, että asiakirjan kieli on helppotajuista ja nopeasti ymmärrettävissä. Aivan oleellista se on niille henkilöille, joilla on vaikeuksia kielen ymmärtämisen kanssa. Selkeä yleiskieli auttaa henkilöitä, joilla on lukivaikeus tai oppimisvaikeus, muistisairaus tai heikko suomen kielen taito.

Vältä monimutkaisia lauserakenteita ja hankalia termejä. Jos käytät vieraita termejä, selosta ne. Jos on mahdollista, pyydä jotakuta muuta henkilöä lukemaan tekstisi ennen kuin julkaiset sen tai lue itse oma tekstisi ääneen. Ääneen lukeminen paljastaa hankalat lauserakenteet.

Näin merkitset asiakirjan rakenteet

Keksi kuvaavat otsikot

Merkitse kaikki otsikot tyylien avulla ja loogisessa järjestyksessä. Pääotsikon tyyliksi merkitään Otsikko 1, väliotsikon tyyliksi Otsikko 2, toisen tason väliotsikon tyyliksi Otsikko 3, jne. Käytä kuvaavia otsikoita siten, että otsikot lukemalla dokumentin sisällöstä saa kokonaiskäsityksen. Lauseotsikot helpottavat ymmärtämistä, joten käytä niitä, kun se on mahdollista.

1. Kirjoita otsikot omalle rivilleen, joka on erotettu leipätekstistä Enteriä lyömällä. / Jos otsikko on jo kirjoitettu, varmista, että se on omalla rivillään.
2. Pidä kursori otsikkorivillä.
3. Valitse sitten Aloitus-valikon Tyylit-kohdasta sopiva otsikkotyyli.

Voit tarkistaa koko asiakirjan otsikkorakenteen Siirtyminen-ikkunan avulla: Avaa Näytä-välilehti ja valitse kohta Siirtymisruutu. Vasempaan laitaan tulee näkyviin Siirtyminen-ikkuna, jossa näkyy otsikkorakenne. Alaotsikot ovat sisennettyjä.

Leipätekstin osia voi korostaa lihavoinnin avulla

Merkitse kaikki leipäteksti samalla tyylillä. Jos haluat korostaa jotain osaa tekstistä, käytä mieluummin lihavointia kuin kursivointia. Kursiivia on hankalampi lukea kuin lihavoitua tekstiä. Älä käytä korostamiseen alleviivausta, koska alleviivattu teksti tulkitaan helposti linkiksi.

Jos käytät korostamiseen värejä, muista että värisokeiden henkilöiden voi olla vaikeaa erottaa värejä. Vältä erityisesti punaisen ja vihreän käyttöä yhtä aikaa erojen osoittamiseen. Ota huomioon myös se, että näkövammaiset henkilöt, jotka käyttävät lukemiseen ruudunlukuohjelmaa, eivät välttämättä pysty lainkaan havaitsemaan värejä.

Älä luota siihen, että lukija huomaa vain värin avulla osoitetun korostuksen. Kerro siis tärkeät asiat selkeästi sanallisesti!

Valitse sopiva luettelo

Luetteloiden avulla on hyvä kuvata erilaisia vaiheita tai antaa ohjeita. Käytä luetteloiden merkitsemiseen Wordin luettelotyylejä. Jos luettelon kohdilla ei ole selkeää järjestystä, käytä numeroimatonta luettelotyyliä. Valitse luettelomerkki siten, että se on helppo havaita. Jos käytät numeroitua luetteloa, käytä mieluiten arabialaisia numeroita: 1, 2, 3, jne. Roomalaiset numerot I, II, III, jne. ovat hankalia sen vuoksi, että ruudunlukuohjelmat lukevat ne yleensä kirjaimina ”ii”, ”ii-ii” ja ”ii-ii-ii”.

• Valitse luettelotyyli Aloitus-valikon Kappale-kohdasta.
• Voit vaihtaa luettelomerkkiä tai lukumuotoa painamalla mustaa kolmiota.

Tee taulukot Wordissä

Tee taulukot Wordin Lisää taulukko –komennon avulla. Älä käytä taulukosta tehtyä kuvaa, sillä apuvälineet eivät pysty tulkitsemaan kuvaa. Tee taulukoille otsikkorivi ja varmista, että taulukkojen solujen sisältö on luettavissa järkevässä järjestyksessä.

Kun olet luonut taulukon, merkitse taulukon ylin rivi otsikkoriviksi seuraavasti:

1. Laita kursori taulukon ylimmälle riville, jotta saat taulukkotyökalut näkyviin Wordin komentoriville.
2. Valitse Taulukkotyökaluista Asettelu ja valitse päälle valinta Toista otsikkorivit.

Näin taulukon otsikkorivi toistuu vaikka taulukko jakautuisi useammalle sivulle.

Tarkista, että taulukon solut ovat luettavissa järkevässä järjestyksessä myös niille, jotka lukevat taulukkoa ruudunlukuohjelman avulla. Tämä on erityisen tärkeää, jos taulukossa on yhdistetty soluja toisiinsa. Ruudunlukuohjelmat lukevat solujen sisällöt vasemmalta oikealle ja ylhäältä alas.

• Aseta kursori taulukon ensimmäiseen soluun.
• Liiku solusta toiseen sarkainnäppäimen avulla.
• Jos kursori hyppii solusta toiseen väärin, tarkista että solut on yhdistetty oikein.

Huolehdi siitä, että taulukot ovat selkeitä ja rakenteeltaan yksinkertaisia. Jos taulukko on monimutkainen tai siinä on useita otsikkorivejä, saavutettavuuden varmistaminen on vaikeaa.

Älä käytä taulukoita tekstin asetteluun. Jos haluat jakaa tekstisi palstoihin, muotoile palstat Asettelu-valikon Palstat-toiminnon avulla.

Nimeä linkit kuvaavasti

Jos tekstissäsi linkkejä esimerkiksi www-sivulle, varmista, että linkki on alleviivattu ja mielellään erivärinen kuin leipäteksti. Wordin oletusväri linkeille on sininen. Lukijat tunnistavat helposti alleviivatut ja siniset tekstit linkeiksi. Jos kirjoitat dokumenttiisi url-osoitteen tai sen osan, Word alleviivaa ja muuttaa osoitteen siniseksi yleensä automaattisesti eikä linkkiä tarvitse erikseen muokata.

Verkko-osoitteet ovat usein pitkiä ja hankalia lukea, etenkin jos ne sisältävät merkityksettömiä numero- ja kirjainyhdistelmiä. Muuta linkin näkyvä teksti ymmärrettäväksi tekstiksi, esimerkiksi: Saavutettavuuskirjasto Celian kotisivulla on enemmän tietoa Celian palveluista ja toiminnasta.

1. Siirrä kursori linkin päälle ja paina hiiren oikeaa painiketta.
2. Valitse Muokkaa hyperlinkkiä…
3. Kirjoita kuvaava linkin teksti kohtaan Näytettävä teksti.
4. Tarkista myös, että kohteen oikea url-osoite on kohdassa Osoite.

Ruudunlukuohjelmat lukevat näkyvän linkin tekstin, mutta ilmoittavat myös käyttäjälle, että kyseessä on linkki.

Huomaa kuitenkin se, että jos asiakirja on tarkoitettu tulostettavaksi, linkit eivät toimi tulosteessa. Usein kannattaa kirjoittaa url-osoite myös näkyviin. Pitkät ja hankalat osoitteet voi sijoittaa alaviitteeseen, jolloin ne eivät haittaa lukijaa keskellä leipätekstiä.

Jos osoite on hyvin selkeä, sen voi jättää tekstiin sellaisenaankin. Esimerkiksi: ”AVI:n www.saavutettavuusvaatimukset.fi-sivustolla on ohjeita saavutettavuusvaatimusten noudattamisesta.”

Saavutettavuuden kannalta hankalat rakenteet

Word-asiakirjoissa on joitakin rakenteita, jotka ovat hankalia ruudunlukuohjelmien käyttäjille. Tällaisia rakenteita ovat ylä- ja alatunnisteet, tekstiruudut ja kelluvat kuvat. Ruudunlukuohjelmat eivät usein havaitse ylä- ja alatunnisteita, tekstiruutuja tai kelluvia kuvia, eivätkä ilmoita niistä käyttäjille.

• Käytä ylä- ja alatunnisteita harkiten. Niihin kannattaa sijoittaa sellaista tietoa, joka ei ole tärkeää lukijoille. Ylä- ja alatunnisteisiin voi sijoittaa jokaisella sivulla toistuvia asioita, kuten esimerkiksi organisaation yhteystiedot ja logon. On kuitenkin hyvä varmistaa se, että organisaation nimi ja yhteystiedot annetaan leipätekstissä jossain kohtaa.
• Tekstiruudut ja kelluvat kuvat ovat rakenteita, jotka eivät ole tekstin tasossa. Näiden kohdalla ruudunlukuohjelma saattaa ohittaa rakenteen ja sen vaihtoehtoisen tekstin ja ilmoittaa vain tekstissä olevat tyhjät kappaleenvaihtomerkit. Rivitä kelluvat rakenteet tekstin tasoon.

Kirjoita kuville vaihtoehtoinen teksti

Saavutettavassa asiakirjassa kuvissa oleva tieto annetaan tekstissä, kuvatekstissä tai vaihtoehtoisena tekstinä. Tärkeintä on se, että lukija, joka ei näe kuvaa, saa saman tiedon kuin kuvan näkevä lukija. Ruudunlukuohjelmat ilmoittavat käyttäjälle, että asiakirjassa on kuva. Jos kuvalla ei ole mitään vaihtoehtoista tekstiä, näkövammainen henkilö ei voi tietää, mitä häneltä jää näkemättä.

Vältä sellaisten kuvien käyttöä, jotka sisältävät tekstiä. Kirjoita mieluummin kuvassa oleva teksti leipätekstiin mukaan. Jos kuvan sisältämä tieto on jo tekstissä, kuvan vaihtoehtoisena tekstinä voi kertoa tämän. Esimerkiksi: ”Diagrammi Celian asiakasmääristä. Asiakasmäärien suuruudet on kerrottu edellä tekstissä.”

Kun kirjoitat vaihtoehtoisen tekstin, mieti mikä tieto jää saamatta, jos kuvaa ei näe. Keskity vaihtoehtoisessa tekstissä olennaiseen asiaan, älä tee turhan pitkää selostusta. Vaihtoehtoisen tekstin on sovittava asiakirjan muuhun tekstiin. Älä siis käytä vieraita sanoja tai termejä.

Näin lisäät kuvalle vaihtoehtoisen tekstin

Kuvalle annetaan Word-asiakirjassa vaihtoehtoinen teksti eli tekstivastine seuraavasti (Office 365 Word-versio):

1. Siirrä kursori kuvan päälle ja paina hiiren kakkospainiketta.
2. Valitse kohta Muokkaa vaihtoehtokuvausta… jolloin avautuu Vaihtoehtoinen teksti -ikkuna.
3. Kirjoita lyhyesti kuvan olennainen sisältö.
4. Jos kuva on puhtaasti koristeellinen tai kuvateksti sisältää kaiken olennaisen tiedon, merkitse kuva koristeelliseksi.

Word Microsoft Office Standard 2016 -versio on hieman erilainen:

1. Siirrä kursori kuvan päälle ja paina hiiren kakkospainiketta.
2. Valitse kohta: Muotoile kuvaa…
3. Valitse avautuvasta Muotoile kuvaa -ikkunasta kolmas kohta Asettelu ja ominaisuudet.
4. Valitse kohta Vaihtoehtoinen teksti ja kirjoita kohtaan Kuvaus selostus kuvan sisällöstä. Älä kirjoita mitään kohtaan Otsikko. Ruudunlukuohjelmat eivät lue otsikkoa, vaan ne lukevat kuvauksen sisällön siinä kohtaa, jossa kuva dokumentissa on.

Kuvateksti voi riittää vaihtoehtoiseksi tekstiksi

Jos kuvalla on kuvateksti, älä toista turhaan kuvatekstiä vaihtoehtoisessa tekstissä, vaan mieti miten kuvateksti ja vaihtoehtoinen teksti toimivat yhdessä ja millaisen käsityksen niistä yhdessä saa. Joskus pelkkä kuvateksti riittää ja vaihtoehtoista tekstiä ei tarvita. Esimerkiksi jos valokuvan kuvatekstinä on kuvassa olevan henkilön nimi eikä kuvassa ole mitään erityistä, kuvateksti on riittävä.

Huomaa, että ruudunlukuohjelma lukee vaihtoehtoisen tekstin siinä kohdassa, missä kuva on. Jos kuvateksti on kuvan alla, ruudunlukuohjelma lukee ensin kuvan vaihtoehtoisen tekstin ja sitten kuvatekstin.

Huolehti selkeästä ulkonäöstä

Celian asiakirjapohja, jota on käytetty Tee Word-dokumenteista saavutettavia -ohjeissa, on suunniteltu siten, että tekstin ulkoasu olisi helppolukuinen. Jos et käytä valmista asiakirjapohjaa tai haluat muokata sitä, voit noudattaa seuraavia suosituksia.

Huomaa, että kyseessä ovat suositukset, jotka eivät ole digipalvelulain edellyttämiä WCAG-vaatimuksia. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että rivivälin ei ole pakko olla vähintään 1,5 sellaisessa dokumentissa, joka noudattaa WCAG-vaatimuksia. Väljä riviväli helpottaa kuitenkin lukemista, joten käytä sitä, jos se on mahdollista.

• Usein sans serif -fontteja, kuten Verdana, Tahoma, Trebuchet tai Arial, pidetään helppolukuisina verkkosisällöissä. Serif-fontteja, kuten Times New Roman, on käytetty enemmän painetuissa teksteissä. Tärkeintä on fontin luettavuus. Selkeitä vaatimuksia käyttää jotain tiettyä fonttia ei ole.
• Kiinnitä huomiota siihen, miten valitsemassasi fontissa toisiaan lähellä olevat kirjaimet ja numerot eroavat. Vertaile esimerkiksi pientä l-kirjainta (äl) ja isoa I-kirjainta (ii) sekä isoa kirjainta O (oo) ja numeroa 0 (nolla).
• Valitse fontin kooksi vähintään 11 tai 12 pt. (Fontista riippuen voit tarvita suurempaakin fonttia.)
• Tasaa teksti vasempaan reunaan. Tavutusta voi käyttää.
• Määritä tekstirivien väli väljäksi, esimerkiksi valitse riviväliksi 1,5.
• Määritä leipätekstin kappaleiden välille riviväliä suurempi väli, jotta on selkeää, milloin uusi kappale alkaa.
• Määritä myös tekstin ja otsikoiden välille selkeät välit.

Varmista riittävä kontrasti tekstin ja taustan välillä

Yleensä Word-dokumenteissa on mustaa tekstiä valkoisella taustalla. Mustan ja valkoisen suhde on suurin mahdollinen. Jos käytät tekstissä tai taustassa muita värejä, varmista, että taustan ja tekstin välinen kontrasti on riittävän suuri.

Jos tausta on valkoinen tai vaaleanvärinen, tekstin pitää olla niin tummaa, että siitä saa selvää. Esimerkiksi valkoinen tausta ja keltainen teksti on huono yhdistelmä. Jos käytätkin tummaa pohjaa ja vaaleaa tekstiä, huolehdi myös siitä, että fonttikoko on riittävän suuri, jotta teksti varmasti erottuu. Lisätietoja tekstin ja taustan värikontrastista.

Merkitse asiakirjan kieli

Word-asiakirjan kieli on oletuksena Officen ensisijainen sisällöntuottamiskieli. Yleensä se on myös oletuksena tekstin tarkistuskielenä. Voit tarkistaa kielen Tarkista-valikon Kieli-kohdassa. Valitse Määritä tekstin tarkistuskieli ja varmista, että kieleksi on valittu asiakirjassa käytetty pääkieli.

Jos suomenkielisessä asiakirjassa on vieraskielisiä osuuksia, esimerkiksi ruotsin- tai englanninkielisiä lainauksia, merkitse tällaisille osuuksille oikea kieli. Maalaa vieraskielinen tekstiosuus ja valitse sitten sille oikea tekstin tarkistuskieli.

Viimeistele asiakirjan ominaisuudet

Kun asiakirjasi sisältö on kunnossa, viimeistele asiakirjasi määrittämällä sen ominaisuudet. Tämä on tärkeää etenkin, jos muunnat Word-tiedoston pdf-muotoon ja haluat varmistaa pdf-tiedoston saavutettavuuden.

Kirjoita Word-asiakirjallesi otsikko Tiedosto-valikon Tiedot-kohdassa. Jos olet käyttänyt jotain valmista asiakirjapohjaa, otsikkona voi olla tuon pohjan nimi. Anna otsikoksi asiakirjan pääotsikko.

Tarkista lopuksi asiakirjasi

Word-ohjelmassa on toiminto, jonka avulla asiakirjan saavutettavuuden voi tarkistaa. Kun asiakirjasi on valmis, valitse Tiedosto-valikosta kohta Tiedot ja sitten kohta Tarkista ongelmien varalta. Valitse Tarkista helppokäyttöisyys.

Uusimmissa Word-versioissa Tarkista helppokäyttöisyys löytyy suoraan Tarkista-valikosta.

Wordin oikeaan laitaan ilmestyy ikkuna Helppokäyttöisyyden tarkistus. Tarkistuksen tuloksissa näkyvät mahdolliset virheet ja varoitukset. Saat lisätietoja tuloksista, kun painat tuloslistassa elementin nimeä. Word kertoo myös korjaamisen syyn eli miksi korjaus kannattaa tehdä sekä antaa korjausohjeen. Korjaa ainakin kaikki virheet.

Huomaa, että tarkistus ei löydä kaikkia virheitä eikä tarkista laatua! Tarkistus esimerkiksi tutkii, onko kuvalla vaihtoehtoinen teksti, mutta ei arvioi sitä, kuinka hyvä vaihtoehtoinen teksti on. Ihmisen tekemä tarkistus on siis myös tarpeen. Word ei myöskään esimerkiksi varoita siitä, jos asiakirjassa on hypätty otsikkotasojen ohi. Pitkässä asiakirjassa otsikkorakenne kannattaa tarkistaa Siirtymisruudun avulla.

Anna myös tiedostolle hyvä nimi

Kun tallennat asiakirjasi, anna sellainen tiedoston nimi, että nimestä saa käsityksen asiakirjan sisällöstä. Käytä asiakirjan pääotsikkoa, jos se ei ole hirveän pitkä. Älä käytä tiedoston nimenä sellaista lyhennettä, jonka vain oman organisaatiosi henkilöstö voi ymmärtää. Esim. nimi ”Celia2020_01.docx” ei kertoisi mitään olennaista tiedoston sisällöstä.

Saavutettavasta Word-tiedostosta saa saavutettavan pdf-tiedoston

Jos olet toimittanut Word-asiakirjasi saavutettavasti ja tarkistanut sen helppokäytöisyyden, voit muuntaa sen saavutettavaksi pdf-tiedoksi. Tee pdf-tiedosto joko Vie-toiminnon (Luo PDF) tai Tallenna nimellä -toiminnon avulla. Valitse tallennuksen asetuksissa kohdat Asiakirjan ominaisuudet ja Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten. Pdf-tiedoston käyttöä helpottaa myös kirjanmerkkien luominen valitsemalla Luo kirjanmerkit käyttämällä Otsikoita.

Älä käytä Tulosta pdf -toimintoa, koska lopputulos ei ole saavutettava pdf.

Huomaa kuitenkin se, että jos asiakirjasi on monimutkainen ja siinä on esimerkiksi ylä- ja alatunnisteita, monimutkaisia taulukoita tai tekstiruutuja tai kelluvia kuvia, pdf-tiedoston saavutettavuus pitäisi vielä erikseen tarkistaa.

Lue lisää pdf-tiedostojen saavutettavuudesta.

Tämä sivu on päivitetty 8.3.2023.