PowerPoint

Microsoftin PowerPoint-ohjelmalla tehdyt esitykset voi tuottaa saavutettavasti. Jos esitys tallennetaan verkkoon saataville, tiedoston saavutettavuus pitäisi tarkistaa. PowerPoint-esityksen ymmärrettävyys riippuu usein siitä, onko se tehty vain suullisen esityksen tueksi vai itsenäiseksi (kirjalliseksi) esitykseksi.

Suullisen esityksen tueksi tehdyt PowerPoint-esitykset

Suullisen esityksen tueksi tehdyt PowerPoint-tiedostot saattavat usein sisältää lyhyitä luetteloja tai iskulauseita, joiden ymmärtäminen kuulematta suullista esitystä saattaa olla vaikeaa tai jopa mahdotonta. Ilman kontekstia ja suullista selostusta lyhyitä tekstejä ei välttämättä ymmärrä. Kannattaa pohtia, onko tällainen PowerPoint-esitys järkevää tallentaa verkkoon.

  • Jos itse suullinen esitys on myös saatavilla verkossa äänitiedostona tai videotallenteena, PowerPoint-esitys on ymmärrettävissä ja se kannattaa myös laittaa saataville.
  • Jos suullista esitystä ei ole mahdollista kuunnella jälkikäteen, voi olla järkevää lähettää PowerPoint-tiedosto vain  suullisessa esityksessä läsnäolleille henkilöille.
  • Jos suullista esitystä ei ole mahdollista jälkikäteen kuunnella ja PowerPoint-tiedosto laitetaan verkkoon saataville, kannattaa kertoa, että tiedosto on ollut suullisen esityksen tukena.

Ohjeet esittäjälle

Seminaarin tai muun tilaisuuden järjestäjän kannattaa toimittaa esittäjälle etukäteen ohjeet saavutettavan PowerPoint-tiedoston tekemisestä tai ainakin itse tarkistaa tiedoston saavutettavuus ennen sen verkkoon laittamista. Esittäjälle kannattaa myös antaa ohjeita siitä, miten itse esitystilanteessa otetaan huomioon ne henkilöt, jotka eivät näe esityksen dioja. Ihanteellista olisi, että PowerPoint-esitys olisi saatavissa ennen suullista esitystä siten, että etenkin näkövammaiset henkilöt voisivat tutustua sisältöön etukäteen.

Ohjeet esittäjälle esitysdiojen valmistamisesta:

  • Käytä riittävän suurta fonttikokoa, jotta isossa salissa myös takariveillä istuvat näkisivät tekstin. (Esimerkiksi World Blind Union suosittelee kokoa 32.)
  • Jaa tarvittaessa teksti useammalle dialle, jos yhteen diaan tulisi paljon tekstiä ja fonttikokoa pitäisi pienentää. 6-7 riviä tekstiä dialla on hyvä määrä.
  • Käytä isoja kirjaimia vain tarvittaessa, älä koko ajan. KOKONAAN ISOILLA KIRJAIMILLA kirjoitettua tekstiä on hankalampi lukea.
  • Varmista, että diojen taustan ja tekstin välillä on riittävän suuri sävykontrasti. Vaalea pohja ja musta teksti ovat varma valinta.
  • Jos käytät kuvia tai kaavioita, ota värien valinnassa huomioon värisokeus. Varmista ainakin se, että kuvioiden ymmärtäminen ei vaadi punaisen ja vihreän toisistaan erottamista.
  • Käytä myös kaavioissa värisävyjä, jotka erottuvat toisistaan. Hyvä keino varmistua värisävyjen erottumisesta, on kokeilla sitä, miltä kuva näyttää harmaasävyisenä.

Ohjeet suullisesta esityksestä:

  • Kerro kunkin PowerPoint-dian sisältö. Älä luota siihen, että kaikki näkevät tai pystyvät lukemaan tekstit.
  • Selosta myös esityksen kuvien olennainen sisältö, jos kuvissa on oleellista sisältöä. Kuvituskuvien sisältöä ei tarvitse selostaa.
  • Jos diasi sisältö naurattaa yleisöä, käy lyhyesti läpi, mikä diassa on huvittaa, vaikka kyseessä olisikin pelkkä kuvituskuva. Näin myös henkilö, joka ei näe esitystä, voi ymmärtää, mistä on kyse.

Ladattavaksi tarkoitetut itsenäiset PowerPoint-esitykset

Kun PowerPoint-esitys on tarkoitettu ladattaviksi jopa ilman, että siihen liittyy mitään suullista esitystä, on syytä varmistaa, että sisältö on saavutettavissa ja ymmärrettävissä.

  • Anna dioille yksilöllinen ja kuvaava otsikko. Jos jaat saman otsikon alla olevaa sisältöä usealle dialle, käytä numerointia. Esimerkiksi Tärkeää asiaa 1/3, Tärkeää asiaa 2/3 ja Tärkeää asiaa 3/3.
  • Kirjoita kuville vaihtoehtoinen teksti. Näin annat tekstin PowerPoint 2016:ssa (Office 365)
      • Siirrä kursori kuvan päälle.
      • Paina hiiren oikeaa näppäintä.
      • Valitse kohta Muokkaa vaihtoehtokuvausta.
      • Oikeaan laitaan avautuu ikkuna Muotoile kuvaa. Kirjoita siinä kohdassa Vaihtoehtoinen teksti kenttään Kuvaus lyhyt selostus kuvasta.
      • Esimerkki vaihtoehtoisen tekstin lisäämisestä PowerPointissa.Kuvakaappaus PowerPoint-ohjelmasta ja vaihtoehtoisen tekstin lisäämisestä.
  • Anna linkeille kuvaava näkyvä teksti, jos linkin osoite on vaikeaselkoinen. Kun linkin osoitteessa on merkityksettömiä numeroita, kirjaimia tai merkkejä, kuvaava teksti on parempi.
  • Merkitse dian elementeille lukemisjärjestys, jos diassa on muutakin sisältöä kuin tekstiä. Lukemisjärjestys asetetaan Aloitus-valikosta Järjestä-toiminnon kohdasta Valintaruutu. Huomaa, että valintaruudussa dian objektit on järjestetty siten, että alin objekti luetaan ensimmäisenä ja ylin viimeisenä.
  • Tarkista lopuksi PowerPoint-esityksen helppokäyttöisyys. Avaa PowerPointin Tiedosto-valikon Tiedot-kohdasta Tarkista ongelmien varalta -valikko ja käynnistä toiminto Tarkista helppokäyttöisyys. Toiminnossa on hyvin lisätietoja ja ohjeita löydettyjen ongelmien korjaamisesta.

Kontrastit ja selkeys

Muista myös riittävät kontrastit. Vältä kovin vaaleaa tekstiä vaaleaa taustaa vasten. Kirjoita teksti mielellään yksiväriselle tai ainakin hyvin selkeälle taustalle. Vältä tekstiä kuvan päällä. Musta teksti valkoisella pohjalla on yleensä toimiva ratkaisu.

Myös riittävä fonttikoko auttaa lukijaa. Säädä fonttikoko niin suureksi kuin mahdollista. Jos asiaa tulee paljon, mieti, kannattaako sitä jakaa useammalle dialle.