Word

Microsoftin Word-tekstinkäsittelyohjelmalla tuotetaan valtavasti dokumentteja. Osa dokumenteista laitetaan verkkosivuille ladattaviksi sellaisinaan, moni muunnetaan pdf-muotoon ennen kuin dokumentti julkaistaan verkossa. Tällä sivulla annetaan ohjeet siitä, miten Word-dokumenteista saa saavutettavia. Kun alkuperäinen Word-dokumentti on saavutettava, siitä on mahdollista muuntaa saavutettava pdf-tiedosto.

Ohjeet saavutettavien Word-dokumenttien tekemiseen

Voit ladata ohjeen Tee Word-dokumenteista saavutettavia (.docx). Huomaa, että ohje on Word-dokumentti. Ohjeet on tehty Word 2016 -versiolle. Alla olevissa ohjeissa ei ole kaikkia samoja kuvia kuin Word-dokumentissa.

Ohjeet ovat alla tiivistettynä. Linkeistä pääset tarkempiin ohjeisiin.

Käytä tyylejä

Dokumentti jakautuu erilaisiin osiin, jotka helpottavat ymmärtämistä ja lukemista. Yleensä eri osille annetaan oma ulkonäkö. On ehdottoman tärkeää, että ulkonäkö määritellään Word-dokumentissa tyylien avulla. Vain tyylien avulla tuotetuista dokumenteista lukija, joka käyttää apuvälineitä, saa tiedon dokumentin rakenteesta. Tyylien käyttäminen on myös tehokasta, sillä tyylin asetuksia muuttamalla voi muokata kaikki samalla tyylillä merkityt kohdat yhdellä kertaa.

Kirjoita ensin dokumenttisi ja merkitse sen rakenteet, otsikot, kappaleet, listat ym., Wordin tyylien avulla. Keskity oikein merkittyyn rakenteeseen. Jos käytössäsi on valmis dokumenttipohja, jonka saavutettavuus on tarkistettu, käytä sitä. Muokkaa asiakirjan ulkoasua vasta lopuksi, kun dokumentin teksti on valmis.

Tyylien ulkoasua voit muokata, kun valitset Tyylit-valikosta tyylin ja painat hiiren kakkospainiketta (eli oikeanpuoleista painiketta) ja valitset kohdan Muokkaa… Avautuvan Muokkaa tyyliä -ikkunan vasemmassa alalaidassa on painike Muotoile, josta pääset määrittämään mm. fontin ja kappaleen ulkoasut.

Tee dokumentille selkeä rakenne ja kirjoita ymmärrettävästi

Selkeä ja looginen rakenne on olennainen dokumentin ymmärtämisen kannalta. Päätä miten jaat tekstisi osiin ja miten otsikoit osat. Käytä tarvittaessa alaotsikoita.

Selkeän rakenteen lisäksi tärkeää on kielen ymmärrettävyys. Jokainen lukija hyötyy siitä, että dokumentin kieli on helppotajuista ja nopeasti ymmärrettävissä. Aivan oleellista se on niille henkilöille, joilla on vaikeuksia kielen ymmärtämisen kanssa. Selkeä yleiskieli auttaa henkilöitä, joilla on lukivaikeus tai oppimisvaikeus, muistisairaus tai heikko suomen kielen taito.

Vältä monimutkaisia lauserakenteita ja hankalia termejä. Jos käytät vieraita termejä, selosta ne. Jos on mahdollista, pyydä jotakuta muuta henkilöä lukemaan tekstisi ennen kuin julkaiset sen tai lue itse oma tekstisi ääneen. Ääneen lukeminen paljastaa hankalat lauserakenteet.

Näin merkitset dokumentin rakenteet

Keksi kuvaavat otsikot

Merkitse kaikki otsikot tyylien avulla ja loogisessa järjestyksessä. Pääotsikon tyyliksi merkitään Otsikko 1, alaotsikon tyyliksi Otsikko 2, alaotsikon alaotsikoksi Otsikko 3, jne. Käytä kuvaavia otsikoita siten, että otsikot lukemalla dokumentin sisällöstä saa kokonaiskäsityksen. Lauseotsikot helpottavat ymmärtämistä, joten käytä niitä, kun se on mahdollista.

  1. Kirjoita otsikkosi tai siirry uuden rivin alkuun.
  2. Valitse sitten Aloitus-valikon Tyylit-kohdasta sopiva otsikkotyyli.

Tyylit-valikosta voi valita sopivan tyylin.

Leipätekstin osia voi korostaa lihavoinnin avulla

Merkitse kaikki leipäteksti samalla tyylillä. Jos haluat korostaa jotain osaa tekstistä, käytä mieluummin lihavointia kuin kursivointia. Kursiivia on hankalampi lukea kuin lihavoitua tekstiä. Älä käytä korostamiseen alleviivausta, koska alleviivattu teksti tulkitaan helposti linkiksi.

Jos käytät korostamiseen värejä, muista että värisokeiden henkilöiden voi olla vaikeaa erottaa värejä ja että näkövammaiset henkilöt, jotka käyttävät lukemiseen ruudunlukuohjelmaa, eivät pysty havaitsemaan värejä.

Valitse sopiva luettelo

Luetteloiden avulla on hyvä kuvata erilaisia vaiheita tai antaa ohjeita. Käytä luetteloiden merkitsemiseen Wordin luettelotyylejä. Jos luettelon kohdilla ei ole selkeää järjestystä, käytä numeroimatonta luettelotyyliä. Valitse luettelomerkki siten, että se on helppo havaita. Jos käytät numeroitua luetteloa, käytä mieluiten arabialaisia numeroita: 1, 2, 3, jne. Roomalaiset numerot I, II, III, jne. ovat hankalia sen vuoksi, että ruudunlukuohjelmat lukevat ne yleensä kirjaimina ”ii”, ”ii, ii” ja ”ii, ii, ii”.

  • Valitse luettelotyyli Aloitus-valikon Kappale-kohdasta.
  • Voit vaihtaa luettelomerkkiä tai lukumuotoa painamalla mustaa kolmiota.

Tee taulukot Wordissä

Tee taulukot Wordin Lisää taulukko –komennon avulla. Älä käytä taulukosta tehtyä kuvaa, sillä apuvälineiden avulla kuvaa ei pysty tulkitsemaan. Tee taulukoille otsikkorivi ja varmista, että taulukkojen solujen sisältö on luettavissa järkevässä järjestyksessä.

Kun olet luonut taulukon, merkitse taulukon ylin rivi otsikkoriviksi seuraavasti:

  1. Laita kursori taulukon ylimmälle riville, jotta saat taulukkotyökalut näkyviin Wordin komentoriville.
  2. Valitse Taulukkotyökaluista Asettelu ja valitse Toista otsikkorivit.

Näin taulukon otsikkorivi toistuu vaikka taulukko jakautuisi useammalle sivulle. Tarvittaessa voit merkitä useita rivejä otsikkoriveiksi.

Tarkista, että taulukon solut ovat luettavissa järkevässä järjestyksessä myös niille, jotka lukevat taulukkoa ruudunlukuohjelman avulla. Tämä on erityisen tärkeää, jos taulukossa on yhdistetty soluja toisiinsa. Ruudunlukuohjelmat lukevat solujen sisällöt vasemmalta oikealle ja ylhäältä alas.

  • Aseta kursori taulukon ensimmäiseen soluun ja liiku solusta toiseen sarkain-näppäimen avulla.

Älä käytä taulukoita tekstin asetteluun. Jos haluat jakaa tekstisti palstoihin, muotoile palstat Asettelu-valikon Palstat-toiminnon avulla.

Nimeä linkit kuvaavasti

Jos tekstissäsi linkkejä esimerkiksi www-sivulle, varmista, että linkki on alleviivattu ja mielellään sininen. Jos kirjoitat dokumenttiisi url-osoitteen tai sen osan, Word alleviivaa ja muuttaa osoitteen siniseksi yleensä automaattisesti. Osoitteet ovat kuitenkin usein pitkiä ja hankalia lukea, etenkin jos ne sisältävät merkityksettömiä numero- ja kirjainyhdistelmiä. Muuta linkin näkyvä teksti kuvaavaksi, esimerkiksi: Celian kotisivulla on enemmän tietoa Celian palveluista ja toiminnasta.

  1. Siirrä kursori linkin päälle ja paina hiiren oikeaa painiketta.
  2. Valitse Muokkaa hyperlinkkiä…
  3. Kirjoita kuvaava linkin teksti kohtaan Näytettävä teksti.
  4. Tarkista myös, että kohteen oikea url-osoite on kohdassa Osoite.


Ruudunlukuohjelmat lukevat näkyvän linkin tekstin, mutta ilmoittavat myös käyttäjälle, että kyseessä on linkki.

Kirjoita kuville vaihtoehtoinen teksti

Saavutettavassa dokumentissa kuvissa oleva tieto annetaan tekstissä, kuvatekstissä tai vaihtoehtoisena tekstinä. Tärkeintä on se, että lukija, joka ei näe kuvaa, saa saman tiedon kuin kuvan näkevä lukija. Ruudunlukuohjelmat ilmoittavat käyttäjälle, että dokumentissa on kuva. Jos kuvalla ei ole mitään vaihtoehtoista tekstiä, näkövammainen henkilö ei voi tietää, mitä häneltä jää näkemättä.

Vältä sellaisten kuvien käyttöä, jotka sisältävät tekstiä. Kirjoita mieluummin kuvassa oleva teksti leipätekstiin mukaan. Jos kuvan sisältämä tieto on jo tekstissä, kuvan vaihtoehtoisena tekstinä voi kertoa tämän. Esimerkiksi: ”Diagrammi Celian asiakasmääristä. Asiakasmäärien suuruudet on kerrottu edellä tekstissä.”

Kun kirjoitat vaihtoehtoisen tekstin, mieti mikä tieto jää saamatta, jos kuvaa ei näe. Keskity vaihtoehtoisessa tekstissä olennaiseen asiaan, älä tee turhan pitkää selostusta. Vaihtoehtoisen tekstin on sovittava dokumentin muuhun tekstiin. Älä siis käytä vieraita sanoja tai termejä.

Näin lisäät kuvalle vaihtoehtoisen tekstin

Kuvalle annetaan Word-dokumentissa vaihtoehtoinen teksti eli tekstivastine seuraavasti (Office 365 Word-versio):

  1. Siirrä kursori kuvan päälle ja paina hiiren kakkospainiketta.
  2. Valitse kohta Muokkaa vaihtoehtokuvausta… jolloin avautuu Vaihtoehtoinen teksti -ikkuna.
  3. Kirjoita lyhyesti kuvan olennainen sisältö.
  4. Jos kuva on puhtaasti koristeellinen tai kuvateksti sisältää kaiken olennaisen tiedon, merkitse kuva koristeelliseksi.

Vaihtoehtoinen teksti -ikkunassa on teksti: Miten kuvailisit tätä kohdetta ja sen sisältöä sokealle henkilölle? (Suositus: 1-2 lausetta). Ikkunassa on myös valintaruutu Merkitse koristeelliseksi.
Word Microsoft Office Standard 2016 -versio on hieman erilainen:

  1. Siirrä kursori kuvan päälle ja paina hiiren kakkospainiketta.
  2. Valitse kohta: Muotoile kuvaa…
  3. Valitse avautuvasta Muotoile kuvaa -ikkunasta kolmas kohta Asettelu ja ominaisuudet.
  4. Valitse kohta Vaihtoehtoinen teksti ja kirjoita kohtaan Kuvaus selostus kuvan sisällöstä. Älä kirjoita mitään kohtaan Otsikko. Ruudunlukuohjelmat eivät lue otsikkoa, vaan ne lukevat kuvauksen sisällön siinä kohtaa, jossa kuva dokumentissa on.

Muotoile kuvaa -valikossa kuvan vaihtoehtoinen teksti kirjoitetaan kohtaan Kuvaus. Kohta Otsikko jätetään tyhjäksi. Tekstivastine päätetään pisteeseen.

Kuvateksti voi riittää vaihtoehtoiseksi tekstiksi

Jos kuvalla on kuvateksti, älä toista turhaan kuvatekstiä vaihtoehtoisessa tekstissä, vaan mieti miten kuvateksti ja vaihtoehtoinen teksti toimivat yhdessä ja millaisen käsityksen niistä yhdessä saa. Joskus pelkkä kuvateksti riittää ja vaihtoehtoista tekstiä ei tarvita. Esimerkiksi jos valokuvan kuvatekstinä on kuvassa olevan henkilön nimi eikä kuvassa ole mitään erityistä, kuvateksti on riittävä.

Huomaa, että ruudunlukuohjelma lukee vaihtoehtoisen tekstin siinä kohdassa, missä kuva on. Jos kuvateksti on kuvan alla, ruudunlukuohjelma lukee ensin kuvan vaihtoehtoisen tekstin ja sitten kuvatekstin.

Huolehti selkeästä ulkonäöstä

Celian dokumenttipohja, jota on käytetty Tee Word-dokumenteista saavutettavia -ohjeissa, on suunniteltu siten, että dokumentin ulkoasu olisi helppolukuinen. Jos et käytä valmista dokumenttipohjaa tai haluat muokata sitä, noudata seuraavia ohjeita.

  • Valitse leipätekstin fontiksi sans serif –fontti. Esimerkiksi Arial, Verdana tai Trebuchet.
  • Kiinnitä huomiota siihen, miten valitsemassasi fontissa toisiaan lähellä olevat kirjaimet ja numerot eroavat. Vertaile esimerkiksi pientä l-kirjainta (äl) ja isoa I-kirjainta (ii) sekä isoa kirjainta O (oo) ja numeroa 0 (nolla).
  • Valitse fontin kooksi vähintään 11 tai 12 pt. (Fontista riippuen voit tarvita suurempaakin fonttia.)
  • Tasaa teksti vasempaan reunaan.
  • Määritä tekstirivien väli väljäksi, esimerkiksi valitse riviväliksi 1,5.
  • Määritä leipätekstin kappaleiden välille riviväliä suurempi väli, jotta on selkeää, milloin uusi kappale alkaa.
  • Määritä myös tekstin ja otsikoiden välille selkeät välit.
  • Jos käytät värejä, varmista, että taustan ja tekstin välinen kontrasti on riittävän suuri eli että tausta on vaalea ja teksti niin tummaa, että siitä saa selvää. Jos käytät tummaa pohjaa ja vaaleaa tekstiä, huolehdi myös siitä, että fonttikoko on riittävän suuri.

Merkitse dokumentin kieli

Yleensä dokumentin kieli on asetettu oletuksena. Voit tarkistaa kielen Tarkista-valikon Kieli-kohdassa. Valitse Määritä tekstin tarkistuskieli ja varmista, että kieleksi on valittu dokumentissa käytetty kieli.

Jos suomenkielisessä dokumentissa on vieraskielisiä osuuksia, esimerkiksi ruotsin- tai englanninkielisiä lainauksia, voit merkitä tällaisille osuuksille oikean kielen. Maalaa vieraskielinen tekstiosuus ja valitse sitten sille oikea tekstin tarkistuskieli.

Viimeistele dokumentin ominaisuudet

Kun dokumenttisi sisältö on kunnossa, viimeistele dokumenttisi määrittämällä sen ominaisuudet. Tämä on tärkeää etenkin, jos muunnat Word-dokumenttisi pdf-muotoon ja haluat varmistaa pdf-tiedoston saavutettavuuden.

Kirjoita Word-dokumentillesi otsikko Tiedosto-valikon Tiedot-kohdassa. Jos olet käyttänyt jotain valmista dokumenttipohjaa, otsikkona voi olla tuon pohjan nimi. Anna otsikoksi dokumentin otsikko. Voit myös antaa dokumentillesi tunnisteita.

Tarkista lopuksi dokumenttisi

Word-ohjelmassa on toiminto, jonka avulla dokumentin saavutettavuuden voi tarkistaa. Kun dokumenttisi on valmis, valitse Tiedosto-valikosta kohta Tiedot ja sitten kohta Tarkista ongelmien varalta. Valitse Tarkista helppokäyttöisyys.

Tämän jälkeen Wordin oikeaan laitaan ilmestyy ikkuna Helppokäyttöisyyden tarkistus. Tarkistuksen tuloksissa näkyvät mahdolliset virheet ja varoitukset. Saat lisätietoja tuloksista, kun painat tuloslistassa elementin nimeä. Word kertoo myös korjaamisen syyn eli miksi korjaus kannattaa tehdä sekä antaa korjausohjeen. Korjaa ainakin kaikki virheet.

Huomaa, että tarkistus ei löydä kaikkia virheitä eikä tarkista laatua. Tarkistus esimerkiksi tutkii, onko kuvalla vaihtoehtoinen teksti, mutta ei arvioi sitä, kuinka hyvä vaihtoehtoinen teksti on. Ihmisen tekemä tarkistus on siis myös tarpeen.

Anna myös tiedostolle hyvä nimi

Kun tallennat dokumenttisi, anna sellainen tiedoston nimi, että nimestä saa käsityksen dokumentin sisällöstä. Hyvää dokumentin pääotsikkoa kannattaa käyttää, jos se ei ole hirveän pitkä.

Saavutettavasta Word-dokumentista saa saavutettavan pdf-dokumentin

Jos olet toimittanut Word-dokumenttisi saavutettavasti ja tarkistanut sen helppokäytöisyyden, voit muuntaa dokumenttisi saavutettavaksi pdf-tiedoksi. Tee pdf-tiedosto joko Vie-toiminnon (Luo PDF) tai Tallenna nimellä -toiminnon avulla. Valitse tallennuksen asetuksissa kohta Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten. Pdf-tiedoston käyttöä helpottaa myös kirjanmerkkien luominen valitsemalla Luo kirjanmerkit käyttämällä Otsikoita.

Älä käytä Tulosta pdf -toimintoa, koska lopputulos ei ole saavutettava pdf.

Pdf-tiedostojen saavutettavuudesta kerrotaan enemmän sivulla Saavutettavat tiedostot > PDF.