Microsoftin PowerPoint-ohjelmalla voi melko helposti tuottaa saavutettavia asiakirjoja ja esityksiä. Jos esitysdioja jaellaan verkkosivuilla, tiedoston tekninen saavutettavuus pitäisi ottaa huomioon.
PowerPoint-esityksen ymmärrettävyys riippuu usein siitä, onko se tehty vain suullisen esityksen tueksi vai itsenäiseksi (kirjalliseksi) esitykseksi. Tilanteessa, jossa PowerPoint-esitys on suullisen esityksen, esimerkiksi puheenvuoron tai koulutuksen osana, diat on saavutettavuuden kannalta hyvä julkaista verkossa, jos myös esityksen tallenne julkaistaan. Jos tarjolla ei ole mahdollisuutta seurata esityksen tallennetta, on pohdittava, toimivatko esitysdiat itsenäisinä. Huomaa, että esitysdiojen jakamisella ei voi korvata puheenvuoron tekstitystä, jos kyseessä on videotallenne!
Seuraavassa annetaan vinkkejä erityisesti verkossa tiedostoina julkaistavia PowerPoint-esityksiä varten. Saavutettavuuden huomioinnista esitystilanteissa ja suullisten esitysten tukena olevissa esitysdioissa voit lukea vinkkejä tämän sivun artikkelista Kuinka järjestää saavutettava webinaari, erityisesti kohdasta Ohjeita ja vinkkejä webinaariesiintyjälle. Artikkelin teemana ovat webinaarit, mutta ohjeista useimmat soveltuvat myös ”live-esiintymisiin”.
Ladattavaksi tarkoitetut itsenäiset PowerPoint-esitykset
Kun PowerPoint-esitys on tarkoitettu ladattaviksi jopa ilman, että siihen liittyy mitään suullista esitystä, on syytä varmistaa, että sisältö on saavutettavissa ja ymmärrettävissä. Tiedoston voi jakaa verkossa PowerPoint- tai vaikka pdf-tiedostona, kunhan sen laadinnassa on huomioitu riittävä saavutettavuus.
Jokaiselle dialle kuuluu otsikko
PowerPointissa ei ole samanlaista tyylivalikkoa kuin Wordissa. Kaikilla dioilla pitää kuitenkin olla otsikko. Kun valitset diapohjia, kannattaa aina valita sellainen pohja, jossa on määritelty sekä otsikko- että sisältökenttä. Otsikkokentässä oleva teksti on automaattisesti otsikko: esityksen ensimmäisen dian otsikko ykköstasolla, seuraavien diojen otsikot kakkostasolla.
Otsikoiden pitäisi myös kuvata aihetta ja niiden tulisi olla yksilöllisiä. Jos jaat saman otsikon alla olevaa sisältöä usealle dialle, käytä numerointia. Esimerkiksi Tärkeää asiaa 1/3, Tärkeää asiaa 2/3 ja Tärkeää asiaa 3/3. Diojen otsikot voi tarkistaa ja muokata helposti jäsennysnäkymässä (Näytä-välilehti → Jäsennysnäkymä).
Anna selkeä tiedostonimi ja otsikoi esitys
Jos jaat PowerPoint-esityksen ladattavaksi verkossa, sille kannattaa antaa tunnistettava tiedostonimi. Tällöin esityksen itselleen ladannut tunnistaa sen vielä myöhemminkin. Lisäksi esityksellä pitää olla annettuna otsikko (title), joka määritellään tiedoston ominaisuuksissa.
Microsoft 365 ja 2019 -versiot saattavat automaattisesti antaa tiedoston otsikoksi ensimmäisen dian otsikkokentässä olevan tekstin, mutta jos esitystä työstää aiemman esityksen pohjalta, tieto ei välttämättä päivity. Näin voi tarkistaa ja tarvittaessa antaa uuden otsikon:
- Siirry Tiedosto-välilehdelle. Valitse kohta Tiedot.
- Tiedot-ikkunassa on Ominaisuudet-kohta. Kirjoita esityksen otsikko samannimiseen kenttään.
- Voit antaa esitykselle myös muita ominaisuuksia kuten asiasanoja.
- Ominaisuuksien tiedot tallentuvat automaattisesti, niitä ei siis tarvitse erikseen tallentaa.
Anna kuville vaihtoehtoinen teksti
Kirjoita kuville ja muille graafisille elementeille kuten kaavioille vaihtoehtoinen teksti. Näin teet vaihtoehtoisen tekstin PowerPoint 2016 -ohjelmassa.
- Siirrä kursori kuvan päälle.
- Paina hiiren oikeaa näppäintä.
- Valitse kohta Muokkaa kuvaa.
- Oikeaan laitaan avautuu ikkuna Muotoile kuvaa. Valitse kolmas aseutuskohta. Kirjoita siinä kohdassa Vaihtoehtoinen teksti kenttään Kuvaus lyhyt selostus kuvasta.
Esimerkki vaihtoehtoisen tekstin lisäämisestä PowerPointissa:
PowerPoint 2019 tai päivittyvässä 365 -versiossa vaihtoehtoisen tekstin lisääminen on hieman yksinkertaisempaa:
- Siirrä hiiren kursori kuvan päälle ja paina kakkospainiketta.
- Valitse avautuvasta valikosta kohta Muokkaa vaihtoehtokuvausta.
- Kirjoita kuvaus tekstikenttään. Jos kuva on vain koriste, tässä voit myös valita Merkitse koristeelliseksi. Tällöin vaihtoehtoista tekstiä ei tarvitse kirjoittaa.
Uusissa ohjelmistoversioissa on myös mahdollista valita ”Luo kuvaus puolestani”, jolloin automaattinen kuvantunnistus yrittää arvata, mitä kuvassa on. VARO tätä toimintoa, sen luomat kuvaukset eivät pääsääntöisesti ole hyviä.
Muista nimetä linkit
Anna linkeille kuvaava näkyvä teksti, etenkin jos linkin osoite on vaikeaselkoinen. Kun linkin osoitteessa on merkityksettömiä numeroita, kirjaimia tai merkkejä, kuvaava teksti on parempi. Lyhyt linkkiteksti, kuten www.celia.fi on varsin selkeä tällaisenaan, mutta esimerkiksi YouTube-videoiden linkkitekstit muodostuvat yleensä merkityksettömistä kirjain-numero-yhdistelmistä.
Linkin teksti annetaan näin:
- Kirjoita tai liitä linkkiteksti. Ohjelma todennäköisesti tunnistaa tekstin linkiksi ja tekee siitä automaattisesti hyperlinkin.
- Vie hiiren kursori tekstin päälle ja paina kakkospainiketta.
- Valitse avautuvasta valikosta Muokkaa linkkiä.
- Avautuvaan ruutuun voi määritellä linkille sopivan tekstin kohdassa Näytettävä teksti.
Tarkista lukemisjärjestys
Jos diassa on useita sisältöelementtejä (esimerkiksi kuvia, tekstiä ja kuvatekstejä) tai jos diassa esitetään esimerkiksi syy-seuraussuhteita, kannattaa elementtien lukemisjärjestys tarkistaa ja tarvittaessa korjata. Lukemisjärjestys on se järjestys, jossa elementit luetaan henkilölle, joka käyttää esimerkiksi ruudunlukuohjelmaa.
Lukemisjärjestyksen pääsee tarkistamaan helppokäyttöisyyden tarkistus -työkaluista (ks. tarkempi ohje seuraavassa kappaleessa). Lukemisjärjestysnäkymä listaa dian elementit niin, että ensimmäisenä luettava elementti on ylimpänä. Tässä kohdassa olisi siis yleensä syytä olla otsikkokenttä.
Jos käytössä on vain vanhempi PowerPoint 2016 -versio tai sen edeltäjä, lukemisjärjestyksen voi tarkistaa myös ns. Valintaruutu-työkalulla.
Elementtien valintaruutu ja lukemisjärjestys
PowerPointissa dian elementit ovat aina jossakin lukemisjärjestyksessä, kuten edellä on kerrottu. Sen lisäksi elementit voivat olla osittain toistensa päällä, esimerkiksi kuvateksti voi olla sijoitettu kuvan päälle tai kaksi kuvaa voivat tyylisyistä olla osin päällekkäin. Tällöin voidaan puhua valintajärjestyksestä. Järjestyksen voi tarkistaa Valintaruutu-työkalulla, joka löytyy Aloitus-valikosta Järjestä-toiminnon alta.
Elementtien päällekkäisyys ja niiden lukemisjärjestys ovat keskenään päinvastaiset, joten Valintaruutu-työkalulla voi tarkistaa sekä elementtien päällekkäisyyden että niiden lukemisjärjestyksen. Tässä näkymässä elementtien valintajärjestys on ylhäältä alas, kun taas lukemisjärjestys on alhaalta ylös.
Tarkista helppokäyttöisyys
Muista tarkistaa PowerPoint-esityksesi saavutettavuus. Tarkistamisen tueksi ohjelmassa on Tarkista helppokäyttöisyys -toiminto.
PowerPoint 365 ja 2019 -versioissa Helppokäyttöisyyden tarkistus sijaitsee Tarkista-välilehden kohdassa Helppokäyttöisyys. Kohdasta avautuu valikko erilaisia saavutettavuuteen liittyviä asetuksia. Ensimmäisenä oleva Tarkista helppokäyttöisyys ajaa täyden tarkistuksen ja luo siitä raportin näytön oikeaan reunaan. Vaihtoehtoinen tekstiruutu -toiminto avaa toiminnon, josta kuvalle voi antaa vaihtoehtoisen tekstin tai tarkistaa kaikkien kuvien vaihtoehtoiset tekstit. Lukemisjärjestys-ruutu kertoo lukemisjärjestyksen dioille, joissa on useampia sisältöelementtejä.
Asetukset: aputoiminnot -kohdasta voi muokata helppokäyttöisyyden tarkistukseen ja saavutettavuuteen liittyviä asetuksia, esimerkiksi asettaa kuvien automaattisen kuvailun päälle tai pois.
Vanhemmissa ohjelmaversioissa, kuten PowerPoint 2016, työkalu löytyy näin: Avaa PowerPointin Tiedosto-valikon Tiedot-kohdasta Tarkista ongelmien varalta -valikko ja käynnistä toiminto Tarkista helppokäyttöisyys. Toiminnossa on hyvin lisätietoja ja ohjeita löydettyjen ongelmien korjaamisesta.
Helppokäyttöisyyden tarkistus on näppärä työkalu ja se kannattaa aina tehdä. Kaikkia ongelmia tarkistus ei kuitenkaan löydä, eikä osaa esimerkiksi arvioida tekstin laatua, joten tarkista itse ainakin seuraavat asia:
- Onhan kuvilla vaihtoehtoiset tekstit, jotka myös ovat järkeviä?
- Jos olet käyttänyt esityksessä värejä tai laittanut tekstiä kuvan päälle, onhan tekstin ja taustan tai elementtien välillä riittävä kontrasti?
- Oletko muistanut antaa esitykselle otsikon ja hyvän tiedostonimen?
Tallennus pdf-tiedostoksi
PowerPoint-esityksiä voi jakaa myös pdf-tiedostoina. Kun viennin pdf-muotoon tekee oikein, saavutettavasta PowerPoint-esityksestä tulee yleensä kohtuullisen saavutettava pdf, eli esityksen saavutettavuusominaisuudet siirtyvät myös pdf-tiedostoon. Valitettavasti muunnos ei ole aivan täydellinen, ja toisinaan PowerPointista tulevat pdf-tiedostot vaativat jälkikäsittelyä.
Tee PowerPointista pdf näin:
- Siirry Tiedosto-välilehdelle.
- Valitse Vie > Luo PDF- tai XPS-tiedosto.
- Ennen julkaisua valitse avautuvasta tallennusikkunasta Asetukset-painike.
- Tarkista, että asetuksissa on valittuna tai valitse asetuksissa Asiakirjan ominaisuudet sekä Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten.
- Julkaise pdf.
Kontrastit ja selkeys
Muista myös riittävät kontrastit. Vältä kovin vaaleaa tekstiä vaaleaa taustaa vasten. Kirjoita teksti mielellään yksiväriselle tai ainakin hyvin selkeälle taustalle. Vältä tekstiä kuvan päällä. Musta teksti valkoisella pohjalla on yleensä toimiva ratkaisu.
Myös riittävä fonttikoko auttaa lukijaa. Riittävä koko riippuu tekstin määrästä ja dian sisällöstä, mutta yleisesti fonttikoko kannattaa säätää niin suureksi kuin mahdollista. Koko 32 on hyvä peruskoko. Jos asiaa tulee dialle paljon, mieti, kannattaako tekstiä jakaa useammalle dialle tai voisiko tekstiä karsia.
(Ohjeita päivitetty viimeksi: 29.11.2023)