PowerPoint

Microsoftin PowerPoint-ohjelmalla voi melko helposti tuottaa saavutettavia asiakirjoja ja esityksiä. Jos esitysdioja jaellaan verkkosivuilla, tiedoston tekninen saavutettavuus pitäisi ottaa huomioon.

PowerPoint-esityksen ymmärrettävyys riippuu usein siitä, onko se tehty vain suullisen esityksen tueksi vai itsenäiseksi (kirjalliseksi) esitykseksi. Kannattaa pohtia, toimivatko esitysdiat yksinään, jos suullista esitystä ei seuraa. Kannattaako tällaisia esitysmateriaaleja jakaa ilman mahdollisuutta esityksen seuraamiseen?

Seuraavassa annetaan vinkkejä erityisesti verkossa tiedostoina julkaistavia PowerPoint-esityksiä varten. Saavutettavuuden huomioinnista esitystilanteissa ja suullisten esitysten tukena olevissa esitysdioissa voit lukea vinkkejä tämän sivun artikkelista Kuinka järjestää saavutettava webinaari, erityisesti kohdasta Ohjeita ja vinkkejä webinaariesiintyjälle. Artikkelin teemana ovat webinaarit, mutta ohjeista useimmat soveltuvat myös ”live-esiintymisiin”.

Ladattavaksi tarkoitetut itsenäiset PowerPoint-esitykset

Kun PowerPoint-esitys on tarkoitettu ladattaviksi jopa ilman, että siihen liittyy mitään suullista esitystä, on syytä varmistaa, että sisältö on saavutettavissa ja ymmärrettävissä. Tiedoston voi jakaa verkossa PowerPoint- tai vaikka pdf-tiedostona, kunhan sen laadinnassa on huomioitu riittävä saavutettavuus.

Jokaiselle dialle kuuluu otsikko

PowerPointissa ei ole samanlaista tyylivalikkoa kuin Wordissa. Kaikilla dioilla pitää kuitenkin olla otsikko. Kun valitset diapohjia, kannattaa aina valita sellainen pohja, jossa on määritelty sekä otsikko- että sisältökenttä. Otsikkokentässä oleva teksti on automaattisesti otsikko: esityksen ensimmäisen dian otsikko ykköstasolla, seuraavien diojen otsikot kakkostasolla.

Otsikoiden pitäisi myös kuvata aihetta ja niiden tulisi olla yksilöllisiä. Jos jaat saman otsikon alla olevaa sisältöä usealle dialle, käytä numerointia. Esimerkiksi Tärkeää asiaa 1/3, Tärkeää asiaa 2/3 ja Tärkeää asiaa 3/3. Diojen otsikot voi tarkistaa ja muokata helposti jäsennysnäkymässä (Näytä-välilehti → Jäsennysnäkymä).

Anna selkeä tiedostonimi ja otsikoi esitys

Jos jaat PowerPoint-esityksen ladattavaksi verkossa, sille kannattaa antaa tunnistettava tiedostonimi. Tällöin esityksen itselleen ladannut tunnistaa sen vielä myöhemminkin. Lisäksi esityksellä pitää olla annettuna otsikko (title), joka määritellään tiedoston ominaisuuksissa.

1. Siirry Tiedosto-välilehdelle. Valitse kohta Tiedot.
2. Tiedot-ikkunassa on Ominaisuudet-kohta. Kirjoita esityksen otsikko samannimiseen kenttään.
3. Voit antaa esitykselle myös muita ominaisuuksia kuten asiasanoja.
4. Ominaisuuksien tiedot tallentuvat automaattisesti, niitä ei siis tarvitse erikseen tallentaa.

Anna kuville vaihtoehtoinen teksti

Kirjoita kuville ja muille graafisille elementeille kuten kaavioille vaihtoehtoinen teksti. Näin teet vaihtoehtoisen tekstin PowerPoint 2016 -ohjelmassa.

1. Siirrä kursori kuvan päälle.
2. Paina hiiren oikeaa näppäintä.
3. Valitse kohta Muokkaa kuvaa.
4. Oikeaan laitaan avautuu ikkuna Muotoile kuvaa. Valitse kolmas aseutuskohta. Kirjoita siinä kohdassa Vaihtoehtoinen teksti kenttään Kuvaus lyhyt selostus kuvasta.

Esimerkki vaihtoehtoisen tekstin lisäämisestä PowerPointissa:

PowerPoint 2019 tai päivittyvässä 365 -versiossa vaihtoehtoisen tekstin lisääminen on hieman yksinkertaisempaa:

1. Siirrä hiiren  kursori kuvan päälle ja paina kakkospainiketta.
2. Valitse avautuvasta valikosta kohta Muokkaa vaihtoehtokuvausta.
3. Kirjoita kuvaus tekstikenttään. Jos kuva on vain koriste, tässä voit myös valita Merkitse koristeelliseksi. Tällöin vaihtoehtoista tekstiä ei tarvitse kirjoittaa.

Uusissa ohjelmistoversioissa on myös mahdollista valita ”Luo kuvaus puolestani”, jolloin automaattinen kuvantunnistus yrittää arvata, mitä kuvassa on. VARO tätä toimintoa, sen luomat kuvaukset eivät pääsääntöisesti ole hyviä.

Muista nimetä linkit

Anna linkeille kuvaava näkyvä teksti, etenkin jos linkin osoite on vaikeaselkoinen. Kun linkin osoitteessa on merkityksettömiä numeroita, kirjaimia tai merkkejä, kuvaava teksti on parempi. Lyhyt linkkiteksti, kuten www.celia.fi on varsin selkeä tällaisenaan, mutta esimerkiksi YouTube-videoiden linkkitekstit muodostuvat yleensä merkityksettömistä kirjain-numero-yhdistelmistä.

Linkin teksti annetaan näin:

1. Kirjoita tai liitä linkkiteksti. Ohjelma todennäköisesti tunnistaa tekstin linkiksi ja tekee siitä automaattisesti hyperlinkin.
2. Vie hiiren kursori tekstin päälle ja paina kakkospainiketta.
3. Valitse avautuvasta valikosta Muokkaa linkkiä.
4. Avautuvaan ruutuun voi määritellä linkille sopivan tekstin kohdassa Näytettävä teksti.

Tarkista lukemisjärjestys

Jos diassa on useita sisältöelementtejä (esimerkiksi kuvia, tekstiä ja kuvatekstejä) tai jos diassa esitetään esimerkiksi syy-seuraussuhteita, kannattaa elementtien lukemisjärjestys tarkistaa ja tarvittaessa korjata. Lukemisjärjestys on se järjestys, jossa elementit luetaan henkilölle, joka käyttää esimerkiksi ruudunlukuohjelmaa.

Lukemisjärjestys löytyy Aloitus-valikosta Järjestä-toiminnon kohdasta Valintaruutu. Huomaa, että valintaruudussa dian objektit on järjestetty siten, että alin objekti luetaan ensimmäisenä ja ylin viimeisenä. Valintaruudussa objektin vieressä olevasta silmäsymbolista objektin voi myös piilottaa näkyvistä. Pidä kuitenkin mielessä, että ruudunlukuohjelmat lukevat myös piilotetut objektit.

Lukemisjärjestyksen pääsee tarkistamaan myös helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla (ks. tarkempi ohje seuraavassa kappaleessa). Työkalun tarjoama näkymä on hieman erilainen, sillä siinä elementit on numeroitu ja listaa luetaan ylhäältä alas.

Tarkista helppokäyttöisyys

Muista tarkistaa PowerPoint-esityksesi saavutettavuus. Sen avuksi ohjelmassa on Tarkista helppokäyttöisyys -toiminto.

Vanhemmissa ohjelmaversioissa, kuten PowerPoint 2016 työkalu löytyy näin: Avaa PowerPointin Tiedosto-valikon Tiedot-kohdasta Tarkista ongelmien varalta -valikko ja käynnistä toiminto Tarkista helppokäyttöisyys. Toiminnossa on hyvin lisätietoja ja ohjeita löydettyjen ongelmien korjaamisesta. Versioissa 365 tai 2019 työkalun avaava Tarkista helppokäyttöisyys -painike löytyy myös Tarkista-välilehdeltä

Tuoreimmissa päivitysversioissa, esim. PowerPoint 365, työkalusta avautuu valikko erilaisia saavutettavuuteen liittyviä asetuksia. Ensimmäisenä oleva Tarkista helppokäyttöisyys ajaa täyden tarkistuksen ja luo siitä raportin näytön oikeaan reunaan. Vaihtoehtoinen tekstiruutu -toiminto avaa toiminnon, josta kuvalle voi antaa tekstivastineen. Lukemisjärjestys-ruutu kertoo lukemisjärjestyksen dioille, joissa on useampia sisältöelementtejä. Asetukset: aputoiminnot -kohdasta voi muokata asetuksia, esimerkiksi asettaa kuvien automaattisen kuvailun päälle tai pois.

Helppokäyttöisyyden tarkistus on näppärä työkalu ja se kannattaa aina tehdä. Kaikkia ongelmia tarkistus ei kuitenkaan löydä, eikä osaa esimerkiksi arvioida tekstin laatua, joten tarkista itse ainakin seuraavat asia:

1. Onhan kuvilla vaihtoehtoiset tekstit, jotka myös ovat järkeviä?
2. Jos olet käyttänyt esityksessä värejä tai laittanut tekstiä kuvan päälle, onhan tekstin ja taustan tai elementtien välillä riittävä kontrasti?
3. Oletko muistanut antaa esitykselle otsikon ja hyvän tiedostonimen?

Tallennus pdf-tiedostoksi

PowerPoint-esityksiä voi jakaa myös pdf-tiedostoina. Kun viennin pdf-muotoon tekee oikein, saavutettavasta PowerPoint-esityksestä tulee saavutettava pdf, eli kaikki esityksen saavutettavuusominaisuudet siirtyvät myös pdf-tiedostoon.

Tee PowerPointista pdf näin:

1. Siirry Tiedosto-välilehdelle.
2. Valitse Vie > Luo PDF- tai XPS-tiedosto.
3. Ennen julkaisua valitse avautuvasta tallennusikkunasta Asetukset-painike. 
4. Tarkista, että asetuksissa on valittuna tai valitse asetuksissa Asiakirjan ominaisuudet sekä Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten.
5. Julkaise pdf.

Kontrastit ja selkeys

Muista myös riittävät kontrastit. Vältä kovin vaaleaa tekstiä vaaleaa taustaa vasten. Kirjoita teksti mielellään yksiväriselle tai ainakin hyvin selkeälle taustalle. Vältä tekstiä kuvan päällä. Musta teksti valkoisella pohjalla on yleensä toimiva ratkaisu.

Myös riittävä fonttikoko auttaa lukijaa. Riittävä koko riippuu tekstin määrästä ja dian sisällöstä, mutta yleisesti fonttikoko kannattaa säätää niin suureksi kuin mahdollista. Koko 32 on hyvä peruskoko. Jos asiaa tulee dialle paljon, mieti, kannattaako tekstiä jakaa useammalle dialle tai voisiko tekstiä karsia.

(Ohjeita päivitetty viimeksi: 20.9.2021)